職場教練課／建立管理檢核表

當年我到基金會擔任教育中心主任時，基金會剛轉型，從古典音樂圖書館轉成舉辦人文課程，邀請知名學者專家演講授課，有的課程在基金會教室，有的必須到外面租借場地。

因為單位剛轉型，同事沒經驗，當時我太年輕又第一次當主管，經常被一些小事搞到焦頭爛額，因此我們彼此都在調適中。

我自己過去因長年策畫舉辦各種大小活動，企劃與行政對我而言不算陌生。因此，課前我隨時想到就會提醒同事：講義要提早印，要準備電池，原子筆…。

雖然我都已經提醒了，有些東西就是會忘記帶，臨時得花一個人力去買電池，買原子筆，印講義。

這些都是芝麻蒜皮小事，都是低級錯誤，但就是真實存在著。同事都覺得我很囉唆，每天嘮嘮叨叨又講不清楚，我也覺得他們不聽勸告老是犯錯，搞到上班氣氛很緊張很不好。

就這樣紛紛擾擾過了半年，有一天我突然想到：這些該準備的物品雖有差異，但多數品項是固定的，只是品項類別與數量有所不同。

因此，我找同事一起開會作腦力激盪：辦課程需要用到那些器材工具，想到就寫在白板上，然後再加以分類整理，分成文具類，電器類，工具類…。

每個品項前面加一個小方框，後面再讓大家填寫數量，作成一份課程器材檢核表，用A4紙印出來。

檢核表上方，讓大家填寫課程名稱，日期，人數，地點，主講老師。

每次舉辦活動前，我請承辦的同事，先拿出檢核表依照課程屬性，填寫各種需要的文具，器材數量。填寫好了我再檢查，告知那些器材數量不足，那些東西該補上。

溝通好後，同事再依檢核表的品項內容打包，從此課程就順利很多，我們再也沒有因行政器材準備爭吵過，組織氣氛也好很多，工作效率提高不少。

我深知自己管理經驗不足，除了閱讀相關書籍以外，也報名生產力中心：企管顧問師班，學習各種管理技巧，前後研習一年半，我才知道，這是品管基本功的「檢核表」。

過了幾年，我家就讀小學二年級的女兒楊桃汁放寒假，她用A4紙親手畫表格，橫列寫著：洗碗，掃地，倒垃圾，摺衣服，照顧弟弟…，縱列則寫著日期，2月1日，2月2日…。

我問楊桃汁：妳在做什麼？

她說：爸爸，我們寒假作業其中一項是幫忙做家事，我發現家事都一樣，我畫表格後，以後只要在當天日期打勾就可以，節省很多時間。

聽完，我驚喜不已，看來，小二的楊桃汁比我還懂管理。

同年暑假，她請媽媽用電腦幫她畫表格，她說：表格每年都一樣，以後我只要改日期即可，這樣會更省力喔。

楊桃汁用檢核表減輕自己的負擔，我們也可以建立屬於自己的檢核表，提高工作效率。