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照護服務單位在管理上，最痛苦的莫過於個案資料的雜亂，整體服務的源頭來自於個案，當源頭無法有效管理時，納入愈多的服務、愈多的設備，只是讓混亂擴大。
建立起個案資料的歸戶之後，等於把基礎站穩，後續將「日間照顧」、「喘息服務」與「居家照顧」等工作項目的服務記錄也一併透過代碼定義納入系統中，讓服務人員在照護過程可以將資訊與照顧狀態反映給上層督導層級，並透過與不同裝置介面整合，適當的取得服務人員所須關切的最新正確資料，提供最即時的訊息，並強化客戶端的服務體系。
對很多的照護單位而言，其實最重要也最基本的就是如何完整記錄個案的資料與服務記錄，愈詳細的服務記錄，就愈能讓後續的核銷可以輕鬆完成；同樣的，對於政府部門而言忠實的記錄也是確保經費的發放可以明確審查與核發。
傳統居家服務派件流程以紙本配合電話聯繫，完成居家派件服務；主管機關每個月向居服單位收取紙本記錄，僅靠紙本記錄與電話溝通案家資料，容易造成案家檔案管理混亂。資訊化工具的最大好處就是讓所有的記錄都詳細的被記錄，並且可以依照需求產生各式各樣的報表。
更重要的是未來長照政策的任何調整與改變，都可以建立在已經被系統記錄的基礎上，屆時只要調整資料輸出的格式就可以滿足未來的變化，不需要大幅度的修改整個作業流程與服務規劃，這才是台灣一直以來自豪的SOP模式。
隨著步入高齡化社會，長輩數量逐漸增加，需求也日益多元，服務模式與種類也會納入更多種類的項目與服務，這些都有可能因應社會需求納入補助與保險之中，把這些可能性都規劃入一個功能完善的管理平台，在不同的長照政策發展下，都可以滿足日後的可能核銷機制。
（作者是台灣受恩股份有限公司董事長，本專欄每周三刊登）
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