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由於全球製造業景氣低迷，企業除了縮減資本支出的預算，人員聘用計畫也趨於保守。而當組織編制普遍走向「精兵制」，一方面代表運作流程的效率必須提高，另一方面，「經驗傳承」（知識管理）的重要性更是與日俱增。
某位ISO稽核顧問告訴我，他觀察到企業的部門主管有異動時（內部調升、外部空降、部門輪調等），最大的問題就是許多經驗被「歸零」了。例如在做法規鑑別與風險評估時，因為沒有保留歷年的鑑別與評估紀錄，導致基礎的資料盤點工作耗費大量時間精力重頭來過。但其實只要找出近年的法規不符合項目與說明，主管應該能快速掌握風險來源，把80%的時間花在20%的關鍵項目。
另外在執行例行性的巡檢稽核、自動檢查工作時，由於歷史數據的保存不夠完整，現場幹部僅統計當月（30天）、甚至只有當周（7天）的結果，以至於分析的深度與廣度不足，變成流於形式的管理報表，問題的解決也只能停在「頭痛醫頭、腳痛醫腳」的階段。事實上，若是將完整的檢查紀錄存檔，管理者可以很容易從時間軸、空間軸、作業型態等各種面向，比對出常見缺失的熱區，進而採取有效、根本性的應對改善方法。
而近年被高度關注的化學品管理議題，主管機關要求的分級管理執行紀錄（CCB、PEL、環境監測），許多企業的化學品管理單位並未留存。這對於後續接手的同仁或協作人員，等同流失了寶貴的經驗來做參考。若是這些化學品管理的紀錄被妥善保存，不僅會縮短執行人員的學習曲線，也能從中找出管理改善的切入點，一舉數得。
每次和產業先進討論什麼時機適合推動數位轉型，總會得到一個有趣的觀點。一般人直覺認為「預算調降」、「人員縮編」之際，不適合推動數位轉型。事實上，正因為外部環境的惡化，管理者更應該思索如何優化內部環境，把危機變成轉機。
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