職場教練課／行政工作千萬別化簡為繁

企業辦過夜的培訓活動，安排誰跟誰一起住宿是一個學問。

有一次幫企業帶領天一夜的「共識營課程」，教室安排在風景區，報到後，一位企業HR負責處理100多位同仁的房間。因人數太多床位不夠，必須三人住一間。

中午HR公告了房間名單，馬上就有不少同仁私下要求換房間或是要求想要跟誰一起住（不想要跟誰住）。HR只好依大家期待，再調整。但每次公告後，總有人不滿意，要求更換名單。

這位HR整個下午都在處理此事，忙得不可開交。

到了晚餐後，此事還沒喬定，眼看待會就要入住了，HR一臉愁容。我得知後告訴她：我來處理，10分鐘搞定。

她覺得不可思議，回說：老師我已經處理一天了，你怎可能10分鐘搞定？我笑笑沒回答。

晚上課程快結束前，我跟大家宣布今天最後一個活動：大風吹。這是台灣人從小玩到大的遊戲，規則大家都知道。老師說：大風吹。大家回答：吹誰嗎？大家再依老師說的內容更換座位或換同伴。

玩了四五回合，大家情緒正High時。我說：這次不比速度了，待會男女各自分開，三人一組，完成後圍圈蹲下。這是你們今晚要一起住宿的室友，請謹慎考慮。

剎那間，大家呼朋引伴，好不熱鬧！兩分鐘後，全班100多人完成蹲下後，我宣布：前方桌子上有房間鑰匙，請推派代表上來隨意拿一把，把房號與住宿的三人姓名寫在便條紙上，交給HR。房間有的面對湖景，有的面對山壁，看各自運氣。房間內有三個床位，自己協調。祝福大家有個美好夜晚。

這時有的人自動跳出來當室長領鑰匙，有的小組猜拳決定。花樣百出笑聲不斷。前後真的不到10分鐘，棘手問題就解決了。

當然，人數無法整除，最後總有落單的人，就讓他單獨一間，或兩人一間，他們也能接受。

通常住宿公告後，HR會說：若要換房間，請自己私下協調，彼此同意後，再跟我說即可。讓事情簡單化。可是這位菜鳥HR沒經驗，公告後竟然說，有問題請告訴我，我再來更改，這句話反而造成她自己的大麻煩。

行政工作要化繁為簡，千萬別化簡為繁。

第二天我把前一天分配房間的問題納入我的團隊教材！讓大家討論分享，再印證團隊講義中的理論！

行政工作要化繁為簡，千萬別化簡為繁，增加自己與他人困擾。有時，解決問題不一定需要太邏輯，太理性！尤其是處理人的問題，加入一點趣味性，遊戲化！有時反而會得到意想不到的效果呢！