ESG最前線/數位轉型 提升溝通成效
「職業安全衛生管理辦法」將管理人員要進行的「自動檢查」分為三大類,分別是「定期檢查」、「重點檢查」、「作業檢點」。因為「檢查事項」、「檢查周期」的規範眾多、範圍廣泛,傳統流程一直存在很大的改善空間,也成為「數位轉型」的契機。
A君是某工廠的「環安衛部門」主管,幅員廣大的廠區內,需要檢查的機械設備多達數百項,他所面臨的管理挑戰可以分為兩大類。
首先,由於各機器設備的「檢查周期」各異,從每日的作業檢點如:一般車輛、固定式起重機的運作狀況,到每一月、每三個月、每年要做的定期檢查如:各種機器設備的儀表、電路、配線等,採用傳統人工作業方式來管理檢查結果,不容易區分出輕重緩急。
其次,這些紙本的檢查表單分散在廠區各單位,數據的紀錄、更新、回收、統計、歸檔等程序以人工作業來進行的效率低落。不管是部門內的例行會議,或者跨部門的經管會議,同仁都耗費大量的時間精力在做價值不高的資料彙整。
在進行「數位轉型」後,所有檢查表單存放至雲端平台,負責自動檢查的同仁只要透過手機或平板電腦,即可快速完成資料的輸入。至於管理者需要的各種統計分析,也幾乎在資料輸入的時候就已同步完成,大幅降低溝通成本、提高管理成效。
在許多專家的字典裡,「管理」就等於「溝通」。從第一線的工作說明、指派、指導,到中高階主管的管理決策,都是由一則又一則的訊息所構成,差別在於訊息的數量多寡、品質良窳。
當組織內的訊息或數據,無法在最短的時間內、傳遞給最需要的人,就是一種低效率的溝通。
換言之,當數位工具可以將雜亂四散的資訊,用最簡單、省力的方式交到管理者手上,以做出合理決策與適當行動,看似冷冰冰的科技其實也在「廣義的溝通」過程,扮演至關重要角色。
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