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依據公司法規定，一年一度的「股東常會」，需要在會計年度結束6個月內召開，因此每年5、6月通常是股東會旺季。而召開股東會的主要目的主要有三個，分別是公佈公司的經營成效、決議重大的事項、選任／解任董事監察人等，對企業經營來說相當重要。
然而，企業召開股東常會的時間必須在六月底之前(公司法170條) ，而公開發行公司是開會日前60天停止過戶，未公開發行公司則是開會日前30天(公司法165條)。所以為了籌備股東會時首先需要的就是一張明確的股東會時程表（如附圖)。
有了時程表之後，接下來就是一份正確的股東名冊（包含股東的戶號、戶名、持有的股數、連絡地址或電子郵件地址）用以製作開會通知書。接著可以按照時程，將籌辦股東會分成三個主要時間段。會前、當天、會後。各階段工作重點如下:
開會前程序準備好後，接下來到股東會當天，需要發放表決票、選舉票、議事手冊，並根據會議流程計票與公佈；股東會後須保留會議時的相關資料，且需要製作寄發議事錄，至主管機關變更登記以及後續盈餘股利發放規劃。由以上流程不難發現，召開股東會流程繁瑣，而且需要注意的細項也相當多；因此，採用由「圓祐資訊」開發的「StockTime雲端股務系統」，其中股東會作業功能4大法寶，1.股東會籌備時程表，只要輸入股東開會日期，系統就會自動排出會議前、中、後各項作業時程表；2.電子開會通知書，輸入議程即可email寄發或列印寄發，節省企業成本；3.群組作業，了解了解股東勢力大小，提前布局；4.委託書登錄作業，會前了解出席狀況。
用1/3個人力成本，解決80%股務作業繁瑣的問題，股東人數從二人到上千人的企業都適用，欲知更多詳情，請上「圓祐資訊」官方網站查詢。
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