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智慧經營/工研院總營運長余孝先 敏捷管理 從心做起

本文共1512字

經濟日報 李珣瑛

工研院總營運長余孝先   工研院/提供
工研院總營運長余孝先 工研院/提供
秋高氣爽時節,國內疫情趨緩,對照今年5、6月間全台防疫高度警戒的肅殺氛圍,工商百業逐步運作如常,邁向疫後新常態。工研院總營運長余孝先認為:「改變主管心態,運用敏捷管理;落實同仁當責態度,對工作抱持高度責任感」。這是讓三級警戒疫情期間,工研院一度有高達六成同仁居家上班,卻仍能營運如常的關鍵要素。

超前部署 異地分流無礙

余孝先表示,今年5月,台灣疫情升溫,工研院在全台疫情實施三級警戒的隔天,馬上啟動遠距上班與異地分流,有此敏捷的應變能力,有賴2020年初的超前部署,與多年數位轉型基礎。

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余孝先回憶,2020年1月COVID-19疫情出現向國際擴散的跡象,當時適逢春節假期,不少工研人都在國內外度假,但大家警覺性很高,隨時關注國際媒體報導。

春節剛過,工研院隨即成立「防疫應變小組」,並在一周內推出第一版的防疫應變手冊、2月15日公布居家上班機制,成為後來防疫工作的準則。

遠距工作與分流得以迅速落實,是工研院長期在營運面導入科技的成果。

余孝先坦言,在尚未啟動分流前,便已擬妥居家辦公的管理機制。劉文雄院長上任後重新定位資訊處,強化以新興IT科技優化工作流程,包括文件電子化、資料上雲等,已是工作日常,一旦啟動遠距工作模式,門檻相對低。

在應對遠距工作上,資訊基礎建設不可少。工研院原就有提供員工自院外連入院內的虛擬私有網路(VPN),但面對數千位同仁同時自外部登入,仍有許多工作需要進行。

工研院資訊團隊迅速擴充頻寬、備妥協作軟體與雲端會議平台、員工居家前完成資安訓練、2020年疫情初起時即先演練測試、員工居家上班所需的筆電等,都是遠距/居家上班成功實施的準備功夫。

遠距上班衍生不一樣的挑戰,不僅只有硬體上需要跟上腳步,主管及員工的習慣也需要轉變。

余孝先指出,首先主管與員工的心態要調整,要如何顧好工作品質,需要雙方重新磨合,對工作內容的控管也要有新的模式。

資安防護 建立監管制度

在主管方面,加強導入管理結果,不管理過程的敏捷思維。下屬也要增強自己當責的心態,自我監控進度、完成工作。

其次是要確認工作環境準備,包含網路、電腦、資安等問題。當員工在家裡工作時,透過連線取用機密資訊,是否會產生資安問題?這些都需要超前部署。

余孝先表示,如果使用公務電腦,那相關防毒軟體、資訊安全等都已安裝完成,使用上沒有問題;若使用私人電腦,便要建立制度,需要通過資安防護功能認定,方能使用。

招標流程 加速數位轉型

最後則是要了解法令,例如員工在家工作出了意外,公司能否保護等,事先確認可讓員工居家工作也能得到相對的保障。

疫情也促成工研院更為數位化,例如:招標流程的數位化。疫情前,為符合傳統的政府採購流程,招標必須召開實體會議、由委員出席、當場拆封文件、審查會議也必須實體進行。疫情發生後,團隊想出既能遠距不群聚又能符合採購法的方式,透過全程錄影、開標e化來完成,已成為疫情加速數位轉型的經典範例。

新冠疫情推翻了習以為常的工作與生活模式,全世界進入新常態。余孝先認為,新常態下的許多措施和思維,即便在疫後,也會持續維持,例如遠距上班就成為普受認同的選項之一。他建議企業,可趁此疫情的推力,加速數位化腳步,提升競爭力,因為事實證明,改變可以更好。

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