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職場菱規則/小改變換大效率

本文共1125字

經濟日報 丁菱娟(影響力學院創辦人)

手機真是如同刀的兩刃,方便溝通卻又干擾作息。自從有通訊軟體以後,我的工作經常被打擾,專心變得愈來愈奢侈,我發現自己有一個強迫症,每次看到訊息跳出來,總是迫不急待地拿起手機瞄一下,一定要讓通訊軟體上面的數字消失才安心。有一段時間,我以為這樣就是有效率的方式,以為看到訊息要馬上回應才算負責任,就好像每天留下的To do list,一定要將它刪掉一樣的強迫症。

除了看手機的強迫症之外,其他的一些小雜事也容易讓我分心,於是我便好好地研究到底打擾我工作效率的是哪些壞習慣?發現除了看手機之外,還有念頭太多,一心多用,時常中斷工作去做別的事,於是我決定要做出改變。這樣改變之後,至少在某段時間內我可以很專注,在此分享。

推薦

一、將手機放在遠處,工作時不打開也不接觸它,直到工作告一段落、休息為止。

我刻意把手機放在離我較遠的桌子,必須要站起來走動才能拿得到的距離,這樣會讓我覺得懶得動所以就不去看手機。另外就是在睡覺的時候,也把手機關機放在另外一個房間,一來不會干擾睡眠,二來也防電磁波。

二、實行番茄時鐘法。也就是每工作25分鐘休息5分鐘,就必須等到那休息的5分鐘再看手機,或泡杯咖啡等等,這樣我們就會有整整的25分鐘工作,循環個四次,再好好休息半小時。

三、重視工作午餐。以前總以為工作中午餐時間很浪費,所以大部分都是匆匆解決,持續工作以為這樣更有效率,結果反而下午變得很沒精神,而且心情也很容易焦慮易躁。一直到後來改變了做法讓自己好好去吃頓午餐,到外面走走曬曬太陽,跟同事們聊一聊紓解一下的壓力,回到辦公室之後反而工作效率增加。後來才發現中午的午餐休息很重要。

四、三分鐘之內能做完的事就先做。這樣有一個好處,就是我們不用再花精神列在To do list上面,然後又再花精力將list劃掉。其實有未完成之事也會時時占據我們的心靈,增加我們的壓力,還不如快速將它做完。

五、誠如上述,若雜事多,就把雜事集中處理。由於我們往往容易被雜事分心,因此很簡單可以處理掉的一些雜事集中在某個時間一起完成,比如餐廳訂位、回訊息、倒垃圾等雜事,設定一個小時內集中處理掉,可以減少被干擾的時間。

當我就決定要改變我和手機之間的關係,決定從關係定位開始做起,就像人的關係一樣,事先決定把它擺在怎麼樣的位置,我們就可以知道如何對待它。之前我對待手機太像親密愛人了,時時刻刻關照它,受它控制,受它情緒干擾。所以我現在將手機和自己的關係,從親密愛人調整為同事關係,有事關照,無事不打擾,如此一來搶回我自己的主導權,輕鬆多了。

專心很重要,所以我必須排除掉干擾我專心的障礙,我發現做出了上述的改變之後,我的生活的確變的有效率多了。

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