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智慧經營/百達投顧總座林秋瑾 打造高效遠距團隊

2021-09-16 00:06經濟日報 張瀞文

瑞士百達投顧總經理林秋瑾表示,居家上班設備,公司除了配發筆電,還有一個大螢幕,建...
瑞士百達投顧總經理林秋瑾表示,居家上班設備,公司除了配發筆電,還有一個大螢幕,建構雙螢幕上班環境。 林秋瑾╱提供
瑞士百達投顧總經理林秋瑾認為,拜科技進步之賜,即使員工不進辦公室,企業內外部的溝通、經營管理及業務也都可以照常進行。不過,面對面的溝通與配合仍然非常重要,是建立團隊精神與企業文化不可或缺的一環。

居家上班 超前部署

百達投顧隸屬於百達資產管理,母公司是瑞士百達集團,是有200多年歷史的私人銀行。

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百達資產管理是全球最大的主題基金資產管理公司,百達投顧擔任在台總代理,引進各種前瞻主題基金。百達投顧發揮小而美的精品精神,目前在台有九名員工。

台灣的疫情對策從二級警戒升高到三級警戒是在5月中旬,但百達投顧在5月初就已開啟居家上班模式,每天最多只有兩個人去辦公室。林秋瑾說,這個原則是在年初定下來的,只要公司所在的信義區有人確診,或是北北基連續數天都有人確診,百達就會啟動多數人居家上班模式。

百達在台的超前部署,也與集團的經驗有關。

百達投顧居家上班設備,公司除了配發筆電之外,還有一個大螢幕,建構雙螢幕上班環境。...
百達投顧居家上班設備,公司除了配發筆電之外,還有一個大螢幕,建構雙螢幕上班環境。林秋瑾╱提供。

歐美去年疫情較嚴重,百達集團採取各種因應措施,在今年3月,台灣還沒有爆發本土疫情時,百達投顧的員工人人就已配發一台筆電,以備不時之需。筆電都已設定好登錄與作業系統,員工在外工作時,一開機就彷彿置身於辦公室。

另外,百達員工在辦公室都是雙螢幕作業。如果在家上班的時間不長,使用一台筆電就夠了。但隨著居家上班的階段延長,員工可能覺得筆電螢幕太小不習慣,因此還可以向公司申請一個24吋的大螢幕,創造出雙螢幕的工作環境。林秋瑾說,還好很早就準備好了,因為後來筆電等設備不但變貴,而且還差點買不到。

視訊會議 溝通無礙

台灣7月底從三級警戒降到二級警戒,百達員工陸續回辦公室,但仍然十分謹慎。除了採取分組上班之外,輪到進辦公室上班的人,每周一定要進去兩天,但其他工作日還是可以選擇居家上班,以兼顧防疫與日常生活,同時平衡家庭與工作。

林秋瑾說,一年多來,大家愈來愈熟悉異地上班。去年開始實施分組進辦公室時,初期是全員工天天線上開會。等到大家都習慣這樣的溝通方式,現在全員開會已改成一周一次,有特別情況再加開會議。

身為總經理,每天有各式各樣的視訊,除了與台灣的同事以外,還要與公司的總部與其他辦公室開會。與歐洲線上開會時,通常是在台灣時間下午3時半以後。

林秋瑾發現,除了集團內部以外,在台灣,愈來愈多的企業也以視訊開會,除了系統設備就緒之外,還包括心態上的適應。

百達的主要客戶是銀行通路等金融機構,相比於去年,今年百達與客戶之間的視訊會議數目增加很多,業務也沒有受到疫情的衝擊。

不過,林秋瑾強調,即使科技再發達,視訊會議還是不能取代面對面的溝通。

百達通常每年9月會在瑞士日內瓦舉行年度業務會議,去年因疫情而採線上會議,今年就恢復實體會議,不因為科技進步就取消人與人接觸的機會。但受疫情影響,林秋瑾今年仍無法飛往日內瓦開會。

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