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管理前哨站/改善 須注入創新思維

2021-07-21 00:07經濟日報 林隆儀(文化大學行銷所、廣告學系兼任副教授)

「改善」說來簡單,實則不易;但若不改善,工作會變得雜亂無章,缺乏效率,毫無績效可言。無論政府機關、企業、組織、團體、個人,每天都在講究改善,然而,工作真的都有獲得改善了嗎?常沒有人過問。究其原因,不是「說得多,做得少」,就是缺乏創新思維。

改善絕對不是人云亦云可以奏效,更不是蕭規曹隨可以竟全功。創新為改善之母,改善注入創新思維,才會產生差異化效果,有差異化效果的改善,才會在組織內紮根蔓延,蔚為風氣,茁長壯大,建構新競爭優勢。

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創新式的工作改善,建立在應用科學方法的工作分析與衡量機制上,包括創造性思考法、水平思考法、腦力激盪法。首先解析及掌握各項工作現狀,檢討每一項工作(動作)的必要性與合理性,然後利用「剔、合、排、簡」原理,檢視每一項工作,尋求改善的可行方法,做到合理化境界。

也就是「剔除」不必要的工作項目,「合併」相關工作單元,重新「排列」工作順序,「簡化」工作流程。

日常工作流程中,常常看到需要填寫三、四聯單或副本,分送給不同單位或經辦人員,這些聯單或副本真的都有發揮作用嗎?有必要嗎?深入研究後及檢討後,常發現大部分都是多餘的。「剔除」這些沒有發揮作用的多餘表單,簡化工作,減輕工作人員的負荷,縮短流程,不但使工作進行得更順暢,同時還可以降低成本,何樂而不為?

工作改善績效和創新有著密切關係,按照改善幅度及創新連續性之不同,可以將改善區分為下列幾種類型:

一、局部式改善:改善幅度很小,又稱為連續性改善,原有工作僅做小幅度改善或改變,工作人員無需刻意學習新的工作方法,即可勝任愉快。

例如,人工操作機器,改為自動化操作系統,操作員只要接受簡單訓練,即可順利上手。

二、漸進式創新:將現有工作做某一程度的改善或創新,又稱為動態連續性創新。工作人員需要學習某些新技術或操作方法才能勝任。

例如,電腦作業系統更新版本,作業人員需要瞭解軟體更新內容,學習新版本的作業方法。

三、大幅度創新:公司引進相關新設備或新技術,大幅度改善製程時,操作人員需要接受創新幅度比較大的訓練。

例如,自動化倉儲設備的操作,和傳統倉儲作業方法大不相同,操作人員需要接受進階訓練與學習,才能順利操作。

四、乾坤式創新:革命性的改良或跳躍式創新,又稱為非連續性創新。廠商引進前無古人的革命性創新作業方法,工作人員需要重新學習嶄新作業方法,才能繼續工作。

例如,公司初次導入電腦作業系統時,所有員工都需要經過嚴密而徹底的訓練,輔之以現場教導,逐步學習,才能應用自如。

改善的目的是要使工作合理化,降低成本,提高績效,若無助於提高績效,就會陷入「改惡」的深淵。由上述的改善進程可知,注入創新思維的改善,成效會更明顯。工作改善和創新具有正相關關係,創新為改善之母,創新幅度愈大,改善績效愈顯著。

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