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驚!1外包人員確診 勞保局:該員未跟民眾接觸 18:52

專案管理/表達意見 要有建設性

2021-03-31 00:10經濟日報 張鈺良(科技公司專案管理部門處長)

受去年疫情影響,整個車用市場下滑,然隨著疫苗逐步開打,整個汽車需求呈現大幅度成長,造成IC料件極為缺乏,更讓晶片供需都被磁吸,導致其他市場失衡,交期大亂。所以今年一開春,公司採購除了搶破頭的去要料,也強烈要求專案團隊,盡快導入替代料件,以降低缺料的風險。

在某次專案管理部門內部會議中,主管提問替代料評估狀況,專案經理A提出意見:「採購難道不能再努力嗎?客戶說這個變動影響到很多單位都需要驗證。」

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主管回應:「整個市場大缺料,交貨時間延長,且供應商不敢保證一定滿足需求數量,缺料風險極高,除了請採購持續跟催並檢視現貨市場的料況,我們必須同時安排替代料的評估與試作。」

專案經理A又表示:「客人都說了,這顆零件不僅他們要驗證,更涉及到配合終端客戶負責數據分析的公司也連帶要一起驗證,影響範圍之大,一定要評估嗎?難道採購沒辦法了嗎?只會要我們導入替代料件,到底他們做了什麼努力?我覺得客戶都有點勉為其難而不得不接受我們的提案!」

或許大家可以容易辨識出,這位專案經理對於可能即將面臨到的缺料風險事件,他的對應態度顯然和主管的期望有不小差距,當下雙方正處於「關鍵對話」階段。

所謂「關鍵對話」的特徵之一是雙方觀點的差距大,若讓對話繼續發展下去,很有可能因為情緒被帶上來因而激動或衝動,將更無助於問題的解決。最高主管和利害關係人所期望的,應該是能夠聽到具有建設性的意見。

專案經理B則提出意見:「由於採購僅告知交貨時間延長,料況很差,但還沒有提供整體影響程度,包含建議的替代料等,剛好明日有安排和Material PM以及採購開會,進行現行產品物料狀況檢討,可以將這個議題一併納入討論,以便取得更明確的資訊。」

上述看來,一位是找遍理由,甚至將客戶搬了出來,目的就是多一事不如少一事,讓採購去想辦法便是,事情到他身上就希望船過水無痕;另一位則是願意嘗試找出方式突破目前瓶頸,也就是將此全球性的缺料風險,以及將客戶的難處充分揭露出來,讓各相關單位更深入了解,再進一步溝通,最後形成共識,制定出可行對策,達成共同目標。

專案經理需要管錢(成本、費用等),也得管糧(各式資源),最重要的任務之一是要讓專案持續往前推進,若遇上資源不足或瓶頸,與其一味抱怨,不如將時間花在思考如何解決問題的對策,提出具有建設性的意見與作法,才更有效益。

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