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管理前哨站/人多未必好辦事

2021-02-19 00:21經濟日報 林隆儀(文化大學行銷所、廣告學系兼任副教授)
人力資源

早期農家養牛,除了幫農家耕田、拉車之外,還有一項附帶貢獻,就是「踏糞堆肥」——養在牛棚裡的牛隻,藉著到處走動,反覆踏實的動作,將排泄物和沒吃完的乾草、雜草,踏實的混合成有機肥料。

牛棚的空間如果不夠寬大,或狹窄的牛棚養的牛隻太多,發揮不了「踏糞堆肥」效果,這就是閩南語諺語說:「濟牛踏無糞」的由來。踏糞堆肥的要領在於紮實、務實的「踏」,這項要領給管理工作做了很有意義的註解與啟示。

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管理實務上常看到「濟牛踏無糞」的現象,明明是一項簡單的工作,公司卻指派一堆人一起做,其中真正動手工作的只有一、二個人,其餘人員不是兩手插腰,袖手旁觀,就是雙手環抱胸前,盡情聊天,這種畫面給主張追求效率的管理原理,狠狠打了一個巴掌,以致造成「工作者寡,旁觀者眾」的結果;管理意涵上所呈現的則是「工作安排不當,作業效率低落」的病態現象。

造成這種現象的原因有二,第一是沒有考量工作性質與質量,指派的工作人員為數太多,不是無所事事,就是不知該做些什麼。第二是組織用人不夠嚴謹,冗員充斥,安逸成性,加上管理不善,養成過一天算一天的習慣。

效率是管理學所強調的基本原理,也是管理實務上所追求的目標。效率高低可以用產出與投入的比值來衡量,可用公式表示如下:效率=產出/投入,比值愈高,表示效率愈佳。

由公式可以看出,提高效率的基本方法有三,第一是投入資源維持不變的前提下,增加產出;第二是產出不變的情況下,減少投入資源;第三則是雙管齊下,一方面減少投入資源,一方面提高產出,此時效率最佳。

由上述公式可以了解,效率高低和組織的資源應用能耐有高度相關。人力資源不僅是組織最珍貴的資源,也是唯一具有動態性的資源。事在人為,任何事都要靠人來做,好事壞事都是人們做出來的,因此人力的配置與管理,不但會直接影響工作效率,也會影響到其他資源的配置與應用。

企業資源有限,沒有浪費的本錢,有關人力資源的配置與應用,必須特別講究合理化與工作效率,做到「人人有事做,事事有人做」的境界,使組織成為一個沒有冗員,沒有浪費,人人知所應為,知所當為,高效率運作的卓越組織。

公司在指派人員參與作業時,最簡單的作法是認真分析工作內容與質量,充分了解有多少事要做,完成期限,工作困難度,要做到什麼境界,工作環境,需要多少人,哪些人最能勝任,然後再選派適當人選及合理人數,務實做到「有多少事情,選派多少人,派任適當人選」的境界。

人多不見得好辦事,還會使管理工作變得更複雜,而複雜就是影響效率的頭號殺手。應用科學方法分析工作,精準理出頭緒,務實精簡用人,講究效率,卓越運作,徹底消除「濟牛踏無糞」現象。

人力資源
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