業務最前線／線上會議三要點
2020年肺炎疫情肆虐全球以來，大幅限縮了面對面的業務拜訪活動，取而代之的是各種線上形式的視訊會議。
原本實體的簡報、會議移到線上後，因為看不到雙方的肢體語言，甚至在沒有畫面的情況下，只能從聲音、簡報檔案等有限的媒介來交流，溝通的難度其實是提高的。不管是對外與客戶、廠商，或者對內與不同區域的同事進行會議，「數位溝通」其實也有很多細節值得注意，以下幾點供讀者參考。
一、提供會前資料
仔細觀察並記錄各種會議的前十分鐘對話，你可能會大吃一驚，許多與會者並不清楚議程甚至開會的目的是什麼。
另一種情況是簡報者耗費冗長的時間複誦簡報內容，但是會議的目的並不是來重述這些內容，而是討論其中的問題、瓶頸或建議。
為了解決上述問題，會議招集人應該在會前提供議程及補充資料，避免浪費寶貴的時間釐清開會目的，或是聽別人朗讀文字。
二、強化聲音表情
聲音語調不只傳達簡報者的狀態（緊張或自信、急躁或沉穩），也透露出簡報者的身分（資深主管或資淺的同仁），關鍵在於聲音本身也有「表情」存在。從音量大小、音調高低、語速快慢，形塑出簡報者說話的抑揚頓挫，就像一個人的表情有喜怒哀樂一樣。
因此，在聽眾看不見臉部表情的線上會議，強化自己的聲音表情更顯重要。有層次的聲音，能夠凸顯內容的重要性和起承轉合，讓聽者更容易聚焦與對頻。
三、增加提問頻率
線上溝通最具挑戰之處，就是難以掌握鏡頭或耳機另一端的狀況。更具體來說，與會者因為不在同一個空間，很容易在會議過程分心甚至處理別的事物。若是簡報者或主持人維持原本實體會議的風格，會發現常有注意力發散的狀況。
所以線上會議必須增加「提問」的頻率，像是：「簡報上條列的五大效益，您覺得哪一項最符合貴公司狀況？」或者「這一次的產品開發案，您覺得主要挑戰是來自硬體還是軟體？」這一類「封閉式問題」可以引導對方快速回應，保持快節奏的雙向溝通。
希望以上建議對您的線上會議有助益。
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