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業務最前線/線上會議三要點

2021-02-18 00:44經濟日報 吳育宏(BDO副總經理、台灣B2B業務行銷專家)

2020年肺炎疫情肆虐全球以來,大幅限縮了面對面的業務拜訪活動,取而代之的是各種線上形式的視訊會議。

原本實體的簡報、會議移到線上後,因為看不到雙方的肢體語言,甚至在沒有畫面的情況下,只能從聲音、簡報檔案等有限的媒介來交流,溝通的難度其實是提高的。不管是對外與客戶、廠商,或者對內與不同區域的同事進行會議,「數位溝通」其實也有很多細節值得注意,以下幾點供讀者參考。

推薦

一、提供會前資料

仔細觀察並記錄各種會議的前十分鐘對話,你可能會大吃一驚,許多與會者並不清楚議程甚至開會的目的是什麼。

另一種情況是簡報者耗費冗長的時間複誦簡報內容,但是會議的目的並不是來重述這些內容,而是討論其中的問題、瓶頸或建議。

為了解決上述問題,會議招集人應該在會前提供議程及補充資料,避免浪費寶貴的時間釐清開會目的,或是聽別人朗讀文字。

二、強化聲音表情

聲音語調不只傳達簡報者的狀態(緊張或自信、急躁或沉穩),也透露出簡報者的身分(資深主管或資淺的同仁),關鍵在於聲音本身也有「表情」存在。從音量大小、音調高低、語速快慢,形塑出簡報者說話的抑揚頓挫,就像一個人的表情有喜怒哀樂一樣。

因此,在聽眾看不見臉部表情的線上會議,強化自己的聲音表情更顯重要。有層次的聲音,能夠凸顯內容的重要性和起承轉合,讓聽者更容易聚焦與對頻。

三、增加提問頻率

線上溝通最具挑戰之處,就是難以掌握鏡頭或耳機另一端的狀況。更具體來說,與會者因為不在同一個空間,很容易在會議過程分心甚至處理別的事物。若是簡報者或主持人維持原本實體會議的風格,會發現常有注意力發散的狀況。

所以線上會議必須增加「提問」的頻率,像是:「簡報上條列的五大效益,您覺得哪一項最符合貴公司狀況?」或者「這一次的產品開發案,您覺得主要挑戰是來自硬體還是軟體?」這一類「封閉式問題」可以引導對方快速回應,保持快節奏的雙向溝通。

希望以上建議對您的線上會議有助益。

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