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管理錦囊/強化溝通效能 提升團隊戰力

2021-01-19 00:28經濟日報 蔡豐任(Johnny,VoiceTube共同創辦人暨營運長)

許多新創公司逐漸邁入發展階段時,都會出現團隊經營和溝通的問題。「人的問題」是否處理得宜,是公司能否持續成長的關鍵。以VoiceTube為例,創業之後歷經團隊快速成長並進入專業分工後,跨部門間的溝通問題在第三、四年時紛紛浮現。

隨著公司成長、產品的成熟,部門內與跨部門的溝通複雜度皆提高,容易在資源配置上產生衝突。此時,最佳的解決方法即是依目標、狀態的不同,在公司不同階段彈性調整組織架構。

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因此,建議可以打破過往部門間的本位主義,以「產品」為單位另外成立「戰鬥小組」,結合跨部門的團隊成員,並指派產品負責人進行統籌分配與資源協調。

在組織擴張期,公司事務性工作大增,此時最容易犯的錯就是放鬆選才標準,因此改以打造人力精簡的菁英部隊為主,僅在營運上有痛點時才加人。待公司規模變大後再依據產品、功能劃分出不同的小組,透過小而美的團隊,提升組織內部的溝通效果。同時,能給予團隊解決用戶問題的能力,培養主動提出Extra step的工作氛圍,以此建立團隊合作共識並產生成就感。

而營造好的工作環境與氛圍,主管的心態是關鍵,又以中階主管最為重要,不僅須橫向協調各部門間的分工,也須擁有向上向下的溝通能力。隨著團隊擴編,通常是由公司早期成員擢升至中階管理層,第一次擔任主管職的同仁,常因為缺乏領導與管理經驗,無法有效帶領團隊。

因此在拔擢同仁時,須先觀察同仁是否已有領導者的影響力並能主動承擔責任。公司方面則須定期規劃主管訓練,確保中階主管能夠帶領團隊一同成長。

在中高階主管的用人策略上,建議優先提拔團隊內部成員,一來是能以過去工作表現為參考,而高階主管負有帶頭的責任,人格特質尤為重要,若由內部升任,公司的核心文化與價值較不會偏離。

二來是讓同仁了解在公司有成長的機會,有效提升積極度與向心力。留才的首要是讓員工感受到自己的工作價值,適時給予肯定與關注,並以工作表現而非年資為升遷基準。

此外,主管也應展現公司透明度,確保發聲管道暢通,也讓員工看見公司的未來潛力,更有信心為團隊做事。新創公司在從0到1找到商業模式後,就是考驗經營能力了,若能打造合適的組織架構與良好的企業文化,才能奠定後續發展的基礎。

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