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浪費有很多種 最容易被忽略的就是重做

2021-01-13 21:06大是文化 《豐田人的凝與動》
豐田
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重做,最浪費時間!

浪費有很多種,其中最容易被忽略的就是重做。

以製造產品來說,先姑且不論花了多少時間製造,一定會遇到因檢查不合格而必須重做的情況。只是,如果從一開始就能夠製造合格產品,就不會有後續問題,如此便可縮短製造時間。

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不是只有製造業,其他行業也常有重做、修改的狀況。例如,主管吩咐「要做這樣的文件」,但做完後,主管卻說「不是這種格式」時,就必須重做。這或許是主管的指示不夠詳細,也或許是部屬能力不足,不管如何,只要主管好好和部屬溝通,而部屬也用心確認指示內容,應該可以避免重做或修改。

為了防止這種事情發生,主管和部屬都要透過「報聯商」,做好確認和修正。所謂「報聯商」,就是報告、聯絡、商量,對豐田來說,就是讓工作進展視覺化。

來到岔路時,馬上和主管報聯商,就可以避免走錯路。關注速度時,或許會猶豫是否要報聯商,但要避免重做或修改,就必須確實實踐。

以十五分鐘為單位,做時間管理!

日常生活當中,一定有許多零碎的時間,例如,需要開車或搭電車去某個地方時,但是,乘車時很難平心靜氣工作。如何靈活運用這種時間,提升工作速度和品質,是一個很重要的觀點。

美國著名的自我起蒙大師戴爾.卡內基(Dale Carnegie)表示:「未做時間規畫,將一事無成。」於是豐田提出了以四個規則靈活運用有限時間。

1.擬定工作計畫。以小時為單位,列出該做的事情,可以的話,以十五分鐘為單位,把該做的事情列成一張表。

2.設定困難的目標。把成果提升為現在的兩倍,增加自己的負荷和壓力。

3.把工作列成表之後,就可以發現自己現在每一個小時在做哪些事。

4.靈活運用零碎時間,即使是一分鐘也不要放過。

豐田的思維中,時間就是生命。只要把自己的時間和部屬的時間視為命,就絕對不會浪費。因此,覺得自己工作速度很慢的人,可以重視一天當中所出現的許多零碎時間,再試著做現在能夠完成的事就可以了。

完成一個小工作之後,可以看看書或雜誌,千萬不要滑手機打發時間。只要每天回想自己今天一天達成了什麼,就能發現自己靈活運用了相當多的時間。

防止整頓完後又恢復原狀

不管是什麼行業、什麼工作,都會用到5S當中的整理和整頓。但大多數情況都是整理、整頓完之後,過了一段時間又恢復原樣,「不知不覺又增加了這麼多東西!」、「再來整理和整頓一次吧!」5S就成了每年的固定活動。

某製造商的生產子公司社長,向母公司提出申請,表示想承攬製造某產品,但遭到拒絕。理由是:「那麼髒的工廠,不可能製造出這種產品。」因此,這位社長除了推動豐田生產方式外,還大力推動5S。

他們先整理,把不要的東西丟棄,再進行整頓,讓新進人員都知道,什麼東西放在什麼地方、總共有幾個等,然後,從社長到員工全體總動員,把工廠的地板、牆壁刷得閃閃發光,一舉洗刷了骯髒工廠的汙名。

光是這麼做,還是有可能會有恢復原樣,所以這位社長還特別在下午三點,停下所有生產線,進行大清掃。除了髒了就擦之外,只要稍微有點汙漬,就查明原因,並確實改善,如此用心的結果,讓曾經髒兮兮的工廠,煥然一新,想弄髒都無法弄髒。

為了防止整理整頓後反彈,重要的是查明弄髒的真正原因並確實改進。

本文摘自大是文化出版的《豐田人的凝與動:部屬總有叫不動、又犯錯、想拖延、藉口一堆的時候,如何讓素質參差的人凝聚、願意動起來?》

豐田 製造業 戴爾 生活 手機

大是文化

「做對的事情、比把事情做對更重要。」——管理學大師彼得‧杜拉克 在這裡,我們不斷嘗試著做對的事。
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