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連鎖效應/善用年度總結 打敗灰犀牛

2021-01-07 00:17經濟日報 李培芬(社團法人台灣服務業發展協會總顧問)

迎接新年,必先總結剛剛過完的一年,總結也就是複盤,對於企業經營而言,這是一個好習慣。

總結2020,驚恐中帶來改變,「詭局」一起,人心躁動,但看壞不壞,守住亦可勝出。老子《道德經》69章說:「用兵有言:『吾不敢為主,而為客;不敢進寸,而退尺。』是謂行無行;攘無臂;扔無敵;執無兵。禍莫大於輕敵,輕敵幾喪吾寶。故抗兵相若,哀者勝矣。」

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這段話簡白而言就是:「用兵者說:『我不敢做主動進攻的一方,而是被動防守之方;不敢往前進攻一寸,寧可後退一步。』這就是雖有陣勢卻好像沒有陣勢;雖奮勇舉臂抗爭,卻好像沒有手臂;雖要面對敵人,卻好像沒有敵人;雖手持兵器,卻好像沒有兵器。輕視敵人是世上最大的禍患,輕敵幾乎會喪失我們所有的優勢。所以若兩軍實力相當,懷憂之方就可取勝。」

哀兵之所以勝,正是有懷憂之心,懷憂而不喪志,先做看清形勢的權衡,才能超前部署,未來讓我們措手不及的事還會更多,因為灰犀牛永遠都在!

有企業問:「怎麼做總結呢?」總結是一種反省、反思的力量,當然不能老闆一個人做,三要點做好總結:

一、由上而下、全員總結:上行下效,老闆帶頭示範,所以不能放在心裡總結,而要正式透過年度會議進行總結,彼此分享、共同學習,每位夥伴都要參與進來。若公司規模較大,可以部門為單位進行總結。

二、五個要項、建立準則:總結也不能天馬行空,而要建立一個準則,讓每一位成員都用相同的方法,來做年度的工作總結,五個要項為:回歸數字、自我評量、做對什麼、做錯(或不夠)什麼、要做到什麼。

三、總結報告、整合計畫:總結必須做成書面報告,再透過會議分享發表,然後再將內容應用在下年度的計畫中,做到行動的調整。思考─匯整─分享─落實四步驟,才能真正發揮總結的效用。

時間是資產也是負債,學習認真的過,而不要渾渾噩噩,將走過的經驗保留下來,並且持續完善自己的思考與作法,就是對未來負責的具體行動,經營企業帶領團隊,總結是最好的團隊建設的活動項目。

想要發揮總結的力量,其中的關鍵正是分享,讓每個人都開口說話並被聽見,這是十分重要的團隊建設方法,透過基層的分享,中高階用耳朵進行管「理」,「管」用標準、「理」要用心。

換位基層的眼睛,將看見自己所沒有看見,或從不知道的事情。其實,未來的決勝關鍵,是在基層、在前線,從不在中高階,《關鍵時刻MOT》這本書,已經清楚點明了這個事實,尤其是商業服務業。

引領團隊向未來挑戰,面對灰犀牛,終至超越灰犀牛的,就是每一個人都要戰鬥的意志,付諸具體行動,而不流於得過且過而已。

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