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管理前哨站/逐級授權 落實分層負責

2020-12-04 02:52經濟日報 林隆儀(文化大學行銷所、廣告學系兼任副教授)
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分層負責,克盡職責,才容易達成目標;逐級授權,提高效率,有助於增進組織效能,這是組織與行政管理的ABC。但是實務運作上卻一直都存在著格格不入的脫序現象,以致頻頻出現組織生病的徵兆。孰令致之?經理人致之也。

管理原理基於多種考量,在組織運作上設有逐級授權機制,著眼於提高行政效率,增強競爭力,主張將經理人的部分權限授權給下一階層經理人,一方面減輕經理人的工作負擔,以便騰出更多時間,用心思考未來發展的策略層次議題。一方面豐富部屬的工作內涵,擴大部屬的工作職責,激勵士氣,發掘人才,訓練部屬,儲備及培育優秀人才,使組織運作不致有斷層之虞。

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分層負責,逐級授權,必須緊密結合在一起應用,不應只是停留在觀念溝通與澄清,而是必須要有具體行動與方法,務實落實執行,才會產生效益。實際作法可以區分為兩階段,第一階段將組織層級結合各階層經理人的權限,建立分層負責辦法,務實實踐,成為組織管理一種制度與習慣。這是組織管理的一項大工程,需要最高管理當局展現決心,以及全員達成共識。一般而言,將組織分層比較容易,按照組織結構設計原理,將公司組織結構劃分為最適當層級數,任用最適當人選,擔任最適當工作。

第二階段按照部門別列出所有工作項目,從量化與質化兩方面思考,逐級訂定各層級經理人的職責與權限。量化業務例如多少金額的採購案、發包案、促銷案、廣告案、營業額….,由哪一階層經理人擬案,哪一階層經理人審核,哪一階層經理人核定,都有明確規範。質化業務例如人事招募、任用、核薪、休假、保險、福利、退休、撫卹…,由誰擬案、審核、核定,都有一定的程序與明確規範,各階層經理人知所當為,知所應為,而且都有一定的SOP可循,使整個組織業務運作有所依據,有條不紊,順暢進行。

分層負責旨在規範各階層經理人的權責,具有科學精神的原則性,公務機關講究依法行政,通常都遵照規定辦理。民營企業講究實效,比較有彈性,逐級授權通常視經理人之間的默契,配合管理上的實際需要,帶有藝術成分的彈性應用,讓經理人可以調整授權的幅度,達到發掘人才,培育人才的目的。

分層負責,逐級授權,已經有很長遠的歷史,並非當今嶄新的觀念,但卻是現代管理實務上常見的問題。有些經理人好大喜功,緊抓權力,以為自己什麼都行,以致事事躬親,不僅忘記授權這回事,而且還常常撈過界,結果樣樣都沒做好,自己忙得團團轉,績效卻直直落,影響組織運作與發展莫此為甚。

授權主張將經理人的部分權限下授給部屬,其中重要的管理精神是「授權不授責」,著有功績,先歸功部屬,遇有過錯則要概括承受,自己扛起責任,表現出經理人的管理骨氣。擅長授權的組織,朝氣蓬勃,士氣高昂,績效卓越,成為管理標竿;高階經理人掌握大方向,擘劃願景,領導組織,授權得宜,輕鬆愉快達成目標,令人稱羨。

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