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前豐田技師:提高工作效率 先檢視辦公室動線

2020-08-31 21:09大是文化 豐田人高效率動線思考

我過去曾在豐田經銷商負責汽車維修的工作。有車的人應該都知道,經銷商不只負責銷售汽車,也提供保養、維修車輛等服務。我在該處擔任維修技師時,經手約5,000輛汽車。

在熟悉第一線的維修工程之後,我轉戰IT業界,成為內勤人員。由於業界性質完全不同,所以當時我的心情可謂如履薄冰,努力面對不同的挑戰。

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過了一陣子,我發現辦公室現場跟我原先想像的,有很大的差異。主要的原因,是在辦公室人員的「速度」上。

除了走路、手邊的動作等,我發現,在辦公室裡的人們的動作,比我習慣的速度緩慢許多。這種感覺就像從高速公路,切換到一般市區道路,周遭的一切都慢了下來。

我因為轉職的緣故,強烈感受到職場上這種速度差異。直到這時候,我才察覺,原本我所待的豐田第一線,因員工的動作特別快,連帶提升了整體的工作效率。

說到汽車維修技師的吃飯傢伙,自然就是各式各樣的維修工具了。技師會在簡寫「Caddy」的工具箱中,放一些慣用的工具,在現場作業時,不時走到工具箱那邊拿或放。但在這個過程中,菜鳥經常被前輩們唸:「你怎麼走那邊啊!」

為什麼他們會有這種反應呢?

假設我現在站在車子後面,而工具箱放在車子前方,「要從左邊還是右邊走,才會比較快?」這類行走的路線,也被我們稱為動線,對有經驗的前輩們而言,安排動線是非常重要的。在豐田的維修現場,這句「你怎麼走那邊啊!」也代表員工對動線,有強烈的意識。

動線不同,所造就的數秒之差,在一天裡會形成一分鐘的差異,十個人工作下來,一天就會差十分鐘,一個月就發展成三至四個小時的差別。就算當下只差數秒,日積月累,員工在職場上花費的時間,會產生相當大的影響。

豐田員工,對於多餘的動線特別敏感

在技師工作時,客戶大多會在休息室等候。只要想到自己正占用客戶寶貴的時間,技師總會想盡快完成工作,把車輛交還給客戶。

還有一個重點,是即使想加快保養維修的速度,由於車子與客戶的生命安全息息相關,所以服務品質絕不容許有半點馬虎。技師必須在維持品質的前提下,加快工作速度,這就是豐田汽車維修技師的分內工作。

在豐田第一線的人員,工作速度之所以會特別快,或許很大的原因是出自於「客戶還在休息室等」的壓力。

更何況,在豐田裡有一句名言:「時間是動作的影子。」這句話的意思,是若有意識生活中每一個小動作,那麼,對於時間也有強烈認知。

時間之於任何人、任何企業,都是平等的。雖然我們會看到有些企業隨著時間漸漸壯大,但也見過部分企業逐漸衰敗;有些人能夠成長,也有些人總是原地踏步。

兩者之間究竟有什麼不同呢?

簡單來說就是動作上的差異,人們每天選擇的動線,會導致不同的行為結果。

豐田第一線的員工對於「多餘的」動線,尤其敏感,只要稍微有多餘的動作,就立刻檢討、改善。因為多餘的動作,會拖延到整體的工作時間,反過來說,俐落的動作,能使花在工作上的時間大幅縮短。

改革工作方式,先檢視動線

剛才提到的動作,其實不僅限於走路或做事速度,也包括思考自己要走哪條路線(選擇動線)。

但在我轉職後,我發現在辦公室裡,似乎很少人有這類想法。平時看著同事,盡是閒晃著找東西、在走廊上漫步、在會議中嘮嘮叨叨……。

現今的日本,加班已被視為普遍的社會問題,在提倡改革工作方式的風氣下,上班族的加班時數或許已經減少許多,但工作量仍然沒改變。

這或許也是因為不少人選擇多餘的動線所致。

動線,不僅僅是職場上行走的實際路線,也包括決定工作行程的方式、使用電腦的方法,以及思考模式等較為抽象的路線。

首先,我希望各位讀者留意自己的(不論真實或抽象)動線,並藉由重新審視,以減少不必要的浪費,如此一來,才能有效降低工作量,提升勞動生產效率。

動線的差異,也影響日常生活

動線不只會在職場上發揮作用,在我們日常生活中,也存在著許多的動線。但,大多數人卻沒有意識到這件事。

例如,在車站閘門前,總有人突然停下來找悠遊卡。

因為他忽然在閘門前停下,後面的人就得紛紛閃避,使用另一個閘門進出,現場可能因此擠了一群人,讓後面等待的人倍感壓力。只因為一個人沒有留意動線,就給許多人添了麻煩。

搭捷運、火車必須通過閘門,這可以說是生活常識了。如果有人到了閘門前才開始找悠遊卡,就表示他沒在思考,於是產生多於的動作。

說到捷運,各位有注意過,要搭哪節車廂,才離目的地的出口最近嗎?

一般來說,車站內提供的轉乘資訊圖,可以做為參考。此外,也可以透過App來進一步確認(按:如利用台北捷運 Go,可以看到每一個出口地圖、站內廁所位置、出口是否有電扶梯等。幫助民眾準確找到出去的最佳路線等),有的地方甚至連哪節車廂在哪一個時段最少人,都可以透過車站內的海報或是App得知(按:現在在部分捷運站中,候車處上方的電子看版有顯示車廂人數多寡,提供民眾參考)。

但有不少人仍在到站後,才東張西望的尋找出口;別的車廂明明有很多空位,卻還是擠進人特別多的車廂。

許多人在通勤時都不會想太多,結果在搭乘大眾交通運輸工具時,消耗了不必要的時間和體力。

留意自己的動線,就是意識自己所有的動作。你平常不注意自己的動作,又有誰要幫你注意呢?

本文摘自大是文化的《豐田人高效率動線思考:雙手怎麼動、腳步往哪移、筆記如何抄、座位這樣排,豐田最強動作經濟學,貝佐斯都在學。》

作者:前豐田技師,帶著豐田思考,轉戰IT業創業成功PLUS DRIVE股份有限公司代表董事原正彥

譯者:林佑純

豐田 台北捷運 生活 悠遊卡 廁所

大是文化

「做對的事情、比把事情做對更重要。」——管理學大師彼得‧杜拉克 在這裡,我們不斷嘗試著做對的事。
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