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趨勢觀察/迎接辦公新模式

2020-07-17 01:47經濟日報 艾鐵成(Alan Ai ,WeWork大中華區總經理)
疫情
  • 軟體
  • 人才

疫情改變全球市場樣貌,不僅為經濟帶來結構上的顛覆,朝九晚五的「上班族模式」也悄悄在台灣發生轉變。走在數位轉型前端的企業,在共作、視訊軟體的幫助下,紛紛擁抱彈性辦公。《世邦魏理仕研究報告》就指出,93%的台灣區企業在疫情過後將廣泛採用彈性辦公制度;近五成表示將增加靈活辦公空間的使用程度。

疫情之後,台灣的辦公習慣發生哪些轉變?原有的辦公模式又面臨哪些挑戰呢?我觀察到三大關鍵:

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一、Work From Home vs.彈性辦公

年初許多企業試行在家辦公,員工不但普遍認為效率變高,省下通勤的麻煩;較少對外接觸的部門,如:IT、技術部門,也不需要時刻在辦公室待命,不但多出許多自由時間,還能鼓勵員工自主提升工作效能,讓許多企業決定未來繼續實施這項做法。

然而,在家或在咖啡廳工作常有許多不便,例如:環境太嘈雜、網路速度太慢等。

有鑑於此,遠距辦公除了宅在家之外,共享工作空間「空間即服務」的方案也成為一個好選擇,不僅讓員工鄰近居住地工作,也有適合各種會議的空間與軟體,讓散布在城市各處、乃至世界各地的員工無礙地溝通協作。

二、直覺型辦公室成主流

《Slack Future of Work Study》研究報告顯示91% 的員工希望拉近與同事的距離。美國加州大學爾的研究也曾指出,員工平均每11分鐘就會被中斷工作,需要25分鐘才能重新專注在原先被中斷的工作事項上。因此我認為,未來的工作場所將朝「直覺型設計」發展。

一個直覺型辦公空間應要能回應使用者任何即時的需求,從提供電話會議的安靜空間、視訊軟體支援、清潔,到收寄包裹的專業秘書等,每項人性的設計都為使用者而生,讓我們不再需要從工作中抽離,即可即時獲得當下所需,或由專業人員代勞。

三、身心靈健康是關鍵

疫情就像只壓力鍋,長期與電腦為伍,通訊軟體讓人與人之間的溝通變得太俐落、只剩下純粹的目的性時,很容易產生公事公辦的疏離感,無形的心理距離就增加了。此時辦公室中「連結」的功能便更加重要。

交誼廳過去是放鬆聊天的空間,場景來到共享辦公室,其提供的健身班、書法班及冥想班等,能適時地幫助我們擺脫疲勞、紓解心靈壓力。也可透過多元的社群活動,與不同的人才互相交流,激盪出不同的靈感與創意,為工作注入創新思維,也為職涯儲備動力。

當疫情過去,科技使世界秩序重新洗牌,不妨回頭想想面對「辦公新常態」的來臨,企業如何以變應萬變,從使用者的角度出發,找出最敏捷、彈性的因應解方。

疫情 軟體 人才
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