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管理前哨站/官僚成本與管理績效

2020-06-12 01:40經濟日報 林隆儀(文化大學行銷所、廣告學系兼任副教授)
經濟

「官僚」一詞在職場上有嚴肅的定義,也有貶損的意涵。前者泛指科層制度,管理人員設計組織層級與權力結構,透過層層授權,分層負責,達成組織目標的一種管理制度。後者是指職場上常聽聞某些人喜歡打官腔、耍官威、濫用職權,阻礙組織正常運作的個人行為。

組織運作需要付出代價,這和生產事業沒什麼兩樣,都需要有成本觀念,只是組織所付出的成本和生產事業不盡相同。廣義而言,組織運作所付出的成本稱為官僚成本(Bureaucratic Cost),通常是指組織將創造價值的經濟活動內化後,為了管理及協調這些活動,導向組織的目標及創造價值所發生的成本。

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官僚成本和組織運作效率存在著反向關係,組織的官僚成本愈低,表示效率愈高,績效愈佳。造成官僚成本居高不下的原因,不外乎組織結構(層級多、規模大)與人為因素(協調機制、本位主義)。

一、高聳結構模式:高聳型組織結構層級多,層層監控,事事聽命,常會出現「頂司管下司,鋤頭管畚箕」現象。雖然管理幅度相對狹小,但是命令傳達與意見上傳常會走樣。命令傳達流程長,不是解讀錯誤,就是扭曲事實,越傳愈偏差;意見層層上傳不是報喜不報憂,隱匿事實,就是資訊愈傳越少,粉飾太平。

高聳型組織結構需要任用更多管理人員,執行監督及管控工作,以確保組織在正常軌道上運作,任用這麼多管理人員,當然需要付出高昂的管理成本。

二、組織規模龐大:組織規模龐大意謂著走上複雜化之路,複雜是造成高官僚成本的主因。規模龐大的組織,大量增加任用人數,績效沒有相對提高,整個組織瀰漫著吃大鍋飯氣氛,在「食之者眾,生之者寡」的氣候下,墊高官僚成本乃意料中的事。

組織規模龐大,很難做到精緻管理,以致士氣不振,工作品質低落,浪費頻傳,效率不彰,潛藏熵效應。此時不是出現「大隻牛難翻身」效應,就是出現反應遲鈍的「恐龍效應」,和「小而美,巧而精」的理想漸行漸遠。

三、橫向協調困難:協調機制屬於人為因素,人為因素常使組織協調陷入困難,以致出現「濟牛踏無糞」現象,墊高官僚成本屢見不鮮。組織運作講究合作與協調,垂直單位合作達成共同目標,大家比較熟悉,至於橫向單位之間的協調,互相體諒,捐棄成見,以整體為重,常被忽略。

協調猶如組織運作的潤滑劑,正當各部門都為達成目標而努力時,協調機制運作順暢的組織,其官僚成本遠低於協調困難的組織。良好的協調機制需要有主動出面協調的人,這個人不是對口單位主管,就是更高一階層主管。

四、各自為政陋習:各自為政,堅持己見,只為小我算計,罔顧組織效益,墊高官僚成本莫此為甚。組織運作過程中,常出現各自為政現象,有些是為了搶功,有些是為了意氣用事,無視其他單位的存在,這些都是不可取的陋習。

評估管理績效良窳,離不開成本考量,官僚成本就是在評估組織管理成本與績效的關係。影響組織官僚成本的因素,雖然可從組織結構與人為因素觀察,組織設計是管理人員的傑作,人為因素則是管理者人格特質的綜合表現。由此觀之,人為因素影響官僚成本高低,遠大於組織結構因素。

經濟
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