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古書今贏/承辦業務 掌握八原則

2020-03-03 23:34經濟日報 劉順杰

年前朋友P來訪,提到主管交辦某些事,跟他的認知有很大的差距,偏偏主管每天緊迫盯人,讓他感到非常痛苦。

聽完原委後,雖然覺得程序有瑕疵,還是告訴他,不管是主管交辦或同事委託,如果沒辦法判斷是否具正當性,一定要問清楚,沒有明確證據,不要妄加猜測,如果有疑問,可以掌握八個原則:

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一、先確認主管交辦的事情,是不是自己的權限,而且對方確實在該項職務有指揮權,如果和規定程序明顯不符,或涉及法務問題,可以委婉提出,請主管指導;如果主管不做回應或堅持照做,可以回答不熟悉且不會做,請對方留下交辦證明。

二、主管交辦事務和本身承辦事務無關,為了避免淌渾水,可表示不熟悉,委婉回拒,才不會變成淌渾水或是接過了手,想丟丟不回去。

三、同事間接收文件,發現內容曖昧不明,無法分辨是故意或不小心弄錯時,可直接退回,告訴對方應該按照程序補齊相關文件,閒話不必多說。

四、交辦事項的一方強勢要求配合辦理,可假裝迷糊,表示無法處理,如果擔心遭到傷害,可有意無意讓旁觀第三者聽到或知道,讓對方有所顧忌。

五、更高層主管,跨越層級交辦,牽涉工作倫理,為了避免引起誤會衝突,可請該主管向直屬主管提出,或「故意」請示直屬主管。

六、任何主管未按程序的私下請託,應委婉拒絕,留存保護證據(例如錄音或截圖)。

七、非直屬主管或同事間明示或暗示要求作非份協助,有時涉及群體共犯,只能以裝傻和頻頻弄錯等等方式做切割。

八、任何事務跟自己無關,只不過無意間聽聞,不要捕風捉影或隨便介入,以免道聽塗說,衍生誤會衝突。

《列女傳.晉羊叔姬》裡有位羊舌子,因為個性正直得罪人,從晉國出走到祖廟所在地,當地人偷了羊送給羊舌子,羊舌子不願接受,妻子勸他:你已經得罪很多人,不要再得罪人,以免家族跟著帶衰。

羊舌子雖然勉強收下,竟打算用大蒜煮羊肉給兒子吃,羊舌子的妻子認為:對於來路不明、不勞而獲的東西,為了自保要拒之以禮;如果迫於無奈,必須勉強收下,要為自己留下退路,勸他先用甕封存,以表示和偷竊案無關;兩年後竊案爆發,都吏循線查到羊舌子,看到相關證物,認為羊舌子是君子。

職場舞弊,未必涉及公共利益,當事者是否需要勇於揭發,可以自行考量,但是公事應該公了,最忌諱自行解決;私下要求對方收手或自首,不只帶來危險,從另一個角度來看,恐怕會被當成共犯。

對企業領導者來說,企業經營光明磊落,企業風氣自然光明磊落,不會有投機取巧的夥伴,反之,若想要組織成員循規蹈矩就會成為奢求。

最後我告訴P,不願意同流合汙是好事,絕對不要抱著僥倖心態;想吃羊肉,就自己賺錢買來吃,不要未吃羊肉,惹來一身騷。

(作者是易群企管資深顧問,本專欄隔周三刊登)

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