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管理錦囊/燒腦行業的效率管理

2019-12-31 23:03經濟日報 黃沛聲

電話、電子郵件、即時通訊軟體這三個通訊工具,在一個腦力密集產業中,該怎麼使用才能產出最高的產值?答案是,統統不要用,產值最高。

讀者姑且可以參考我的答案,畢竟律師事務所應該是名列前茅的腦力密集產業。若是你也處於工程師、設計師、會計師、分析師等燒腦行業,相信我,團隊產出成果的優劣將取決在進入「沉浸狀態」的時間!

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什麼是「沉浸狀態」?雖然不容易定義,但所有人一定都曾體驗過,那是國中暑假最後一個晚上完成30天暑假作業的那兩小時、那是研究生在最後一周內完成整本論文的狀態、那是劇作家凌晨12點到日出之間可以寫成半本小說的狀態。進入沉浸狀態中的人,有如進入冥想,時間會在不知不覺中流逝,人除了不會疲累外,工作也會自然流洩出來,就是生產力最佳的狀態!

只可惜,沉浸狀態必須經過一段時間的醞釀,期間每個人長短不一,甚至完全無法進入狀態。其中,電話、電子郵件、通訊軟體是這段期間的三害!

在腦力密集產業,只要理智節制這三項,效率就能顯著提升!在我的辦公室裡,一向嚴格規範:

一、電話:應該是用來詳細討論內容的工具。目前沒有比電話更直覺又有效率能溝通清楚的方法,除非有特別理由,一場有效率的溝通不該用其他工具取代。

只是電話鈴聲永遠是生產力的殺手,在魚與熊掌無法兼得的情形下,若是你的工作非常倚靠思考,最好有電話錄音機,再安排回電。

二、即時通訊軟體:雖然是最即時的聯繫,但是一天上千次簡訊聲會讓你處於持續分心狀態,不可能有生產力。其次,由於訊息屬於短句式對話,難以明確談妥事情,就算勉強有結論,過兩天對話序又被洗掉難找。

因此我的要求是,除非馬上可以得到Yes或No的答案,否則盡可能不用。

三、電子郵件:由於收到時的情境不用馬上回覆,也不會打擾到人,所以是兼顧沉浸狀態與人際聯繫最好的工作工具,加上類似Gmail等紀錄幾乎永不消失的網路服務,應該是作為啟動事務交辦,或是回覆確認最實用的工具。

我習慣利用電話談定約會,或是簡訊確認委辦事項後,正式再回對方一封電子郵件,確認議定的重點,並且副知不用加入討論卻應該知道結論的各方。

原因在於,除了用鍵盤撰寫郵件時可以再一次整理議定項目,有助腦子釐清明顯的錯誤,或是補充細節。

此外,重要的是可以讓自己與對方的郵箱中都保有一份備忘,方便未來查找。

我的經驗是,大多數狀況雙方已有文字來往就不至於否認約定,甚至省下許多簽約勞費。因此,儘管年輕族群普遍覺得電子郵件過時,認為手指頭加上簡訊的聯繫更即時,Gmail等郵件服務仍是辦公室生產力主角。

在眼見人工智能將取代低階腦力工作的未來,倖存的腦力工作者,恐怕只有那些懂得利用優秀工具加強自己難以替代能力的人。

(作者是立勤國際法律事務所主持律師)

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