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管理錦囊/三幕簡報法 學學好萊塢

2019-08-09 05:10經濟日報 湛明暉

商務簡報是「贏者全拿」的競賽,參與者有輸不起的壓力。如何贏在簡報、誘發聽眾注意力?建議參考好萊塢的「三幕編劇法」。

三幕編劇法是一套劇本創作的模組,包含開場、策略、結局三階段,旨在幫助創作者運用簡單的邏輯架構,發展出複雜又精采的劇情,有條不紊、完成前後扣連的整體布局。我把三幕編劇法延伸為「三幕簡報法」,藉此迅速構思、高效能完成精采簡報之任務。以十分鐘的簡報為例,操作方式如下:

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一、開場:重點任務是「確定目標,吸引客戶的聆聽意願」。

根據社會科學的研究,五秒鐘之內,他人會建立對我們的第一印象。至於簡報印象呢?大約在60秒之內形成。因此,第一幕要做的是,先禮貌性的簡單自我介紹,接著立即概述簡報的目標或要解決的問題。例如「貴公司想要建立自動化生產線,本公司提供的解決策略、是目前市場中最簡易的…」請檢視你最具吸引力的訊息是什麼?將它放在簡報第一順位。

二、策略:重點任務在「喚起客戶需求、促發採購意願」。

第二幕是簡報主體,建議以六至七分鐘的時間,陳述三項重點——關鍵優勢、解決策略、工作執行步驟與方式。根據我擔任評審的經驗,很多人在此時會產生「敘述飄移」現象,例如誇耀自己多厲害、產品多萬能……這樣就會失焦。行銷大師西奧多.李維特(Theodore Levitt)曾說:「人們想買的不是鑽孔機,而是牆上的孔」。不要只顧著自己的產品能做什麼,而是要了解客戶想做什麼?我認為,精采簡報最高策略原則是「客戶想要知道的,永遠都不是你有多偉大,而是藉由你、客戶能夠有多偉大?」

三、結尾:重點任務要「提出保證、贏得信賴」。

工作計畫往往涉及龐大經費和資源,客戶不可能掉以輕心。因此,在工作執行、費用編列、預期成果和效益、簽約方式等,都是業主的評估採購與否的重點。不要以為提出了好策略,第三階段就可以唬弄!建議以二至三分鐘的時間,展現經驗、能力、可信度等的證明,讓客戶放心將工作託付給你。

除了劇情之外,電影最重要的就是「價值信念」的傳達,如《小王子》電影中,狐狸說道:「真正重要的東西,只用眼睛是看不見的」,成為感人肺腑的經典金句。

同樣地,三幕簡報法也可以將我們的策略與價值,轉換成15字之內的一句標語,用以貫穿整個簡報過程,成為提綱挈領的金句。

總之,用標語為開場導言,吸引聽眾注意力;用標語畫下句點,建立簡報印象的記憶點,三幕簡報法讓簡報也能擁有電影級的精采魅力!

(作者是世訊整合行銷傳播有限公司創意總監)

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