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輝瑞供應鏈生變 標普創高後小跌 05:49

職場修煉室/拒絕管理五不

2019-08-05 22:49經濟日報 詹俊裕

擔任總稽核期間,查核到的案例中我發現到,問題或弊案的發生是因為五個「不」所造成:

一、不知:發現弊案或缺失時,很多同事都會推諉:「我不知道有這個規定!」估且不論他是否真的不知道,似乎一句「不知道」就能免除所有責任。當然,許多上市櫃公司必定有內部控制制度,但是否有確實進行教育訓練讓同仁知道而遵行,那又是一個問題。

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因此,個人的作法除了親自準備教材為副科長級以上主管上課之外,也要求主管善用IPO流程管理法(Input輸入、Process處理、Output輸出),協助大家清楚知道自己在做什麼,且依據什麼法令規章制度辦法。

一旦同仁們都能知而行時就不易犯錯,業務也能順利正常運作。

二、不願:由於要做好內部控制,可能會增加員工的時間及精神,甚至會多做一些檢核步驟,在繁重的工作壓力下,同仁難免抱持「能省則省」的心態,就是不願增加工作時間及注意力,因漏就簡的結果,因而疏忽釀成大錯。如果能夠隨時培養員工主動、紀律、正確、有效的做事精神,組織就能提高團隊經營效率。

三、不顧:員工難免會犯錯,很多時候是因為生活壓力或情緒失控所以造成,尤其是在經濟壓力下,會不顧一切的挺而走險。職場上也常見部屬為了一時情緒失控而做出不當的傷害行為。我喜歡利用各種機會鼓勵同仁們相處要「保持心情愉快的常想『我能為你做什麼』」,情緒若能穩定,頭腦清晰就不易犯錯。

四、不小心:雖說「神仙打鼓有時錯,腳步踏錯誰人無」,但是人為什麼會不小心呢?原因大多是疲累、心情不好、壓力大導致注意力無法集中,因此,擔任管理者應該經常用愛心關懷部屬的精神狀態,適時關心協助,就能及早預防因「不小心」而造成的各種問題。

五、不好意思:發現同仁做錯事或做了不該做的事時,大部分人都不好意思提醒他,也不好意思向主管報告,因為怕影響同事之間的感情,甚至怕被視為「抓耙子」。當然,告知要有技巧,以免傷了感情,但適時提醒不僅是幫助同事,也是在幫助公司。

管理者在帶領同仁執行公司指派的任務時,如果能夠協助同仁將上述五個「不」拿掉,你就真正是優秀的領導者和管理者,同時也是協助部屬成長的功德行善者。

(作者是叡揚資訊公司顧問╱馬偕紀念醫院董事)

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