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管理錦囊/時間管理的陷阱

2019-07-09 23:34經濟日報 丁志達

某政黨2020年「總統」大位爭奪戰民調結果出爐,原呼聲最高的挑戰者民調卻呈現落後,只能為一路相挺的支持者深感抱歉。《曹劌論戰》:「夫戰,勇氣也。一鼓作氣,再而衰,三而竭。」由於民調技巧的「拖延」時程戰術,「清流」變「濁流」,非戰之罪。

宋、楚兩國發生了泓水之戰。在楚軍尚未全數渡河之際,子魚對宋襄公說:「他們人多,我們人少,趁現在楚軍渡河的時候,我們殲滅它!」宋襄公回答:「不行!」在楚國軍隊已經完全渡河,還沒整軍排列整齊,子魚又對宋襄公說:「趁他們兵荒馬亂,我們攻打過去吧!」宋襄公說:「不可以!」等楚國軍隊列好陣勢,宋襄公才發動「攻擊令」。一陣廝殺之後,宋軍打了敗戰。公平、公正、公開地交戰,這就導致宋襄公沒有認清當時社會政治的局勢。《三國演義》:「滾滾長江東逝水,浪花淘盡英雄。」會管理時間的人,就會成為「英雄」,因為時間稍縱即逝,剎那即永恆。

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一般人一分鐘心跳約72下(60-100下),一天下來,心臟要跳動約13,600下,一年下來就是3,700萬次;假設一個人活到76歲(男性平均年齡),心臟已經跳動了28億下。《阿Q正傳》作者魯迅說:「時間就是性命。無端的空耗別人的時間,其實是無異於謀財害命。」時間管理所探討的便是如何克服個人時間浪費,以便有效地達成既定的目標。

人際關係學大師卡內基曾懸賞10萬美元徵集讓他的時間「變多」的方法。最後徵集到的方法很簡單,第一步,按事情的輕重緩急排序;第二步,衡量自己的能力做好計畫;第三步,按照優先順序,全力以赴。對個人來說,在生命的瓶子裡,如果先裝了一堆碎石細沙,就裝不了漂亮的鵝卵石。杜拉克說:「時間是最稀有的資源,除非有效管理時間,否則無法管理其他資源。」台大椰林大道上的「傅鐘」,每次響21下,因為前校長傅斯年認為「一天只有21小時,剩下的三小時是用來沈思的。」

根據世界生產力科學聯盟主席達爾(Tor Dahl)的研究,一般人的時間有23%浪費在等待許可、原料,或是支援;20%的時間花在根本不應該做的事情上頭;15%的時間浪費在應該是由別人處理的事情;18%的時間則浪費在做錯事情上頭;16%的時間則是浪費在無法作對的事情。

主管最常見的時間陷阱有:缺乏目標(未訂完成期限);以前處置不當的事項收尾(倉促的決策);事必躬親,捨不得授權(只授予下屬責任,但不授予權力);手機來電干擾(為他人而活);不必要的開會(召開會議技巧欠佳);不速之客的干擾(未預約而來訪),以及救火(狀況頻傳、危機處理)。

(作者曾任中華企業管理發展中心首席顧問)

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