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職場修煉室/五化vs.五不

2019-06-18 00:28經濟日報 詹俊裕

一般企業都設有稽核部門,但是,稽核人員普遍都不受同仁歡迎,因為大家主觀上都把稽核定位在找麻煩、沒事亂告狀的人,而稽核人員也自認必須超然獨立而與同仁很尷尬地相處,無法自然地針對問題齊心討論並提出有效解決辦法。

個人接任公司總稽核時也是不知所措,請教原任總稽核,他說:「讓他們怕就好了。」我以為是讓大家怕你,但上過中華民國內部稽核協會的內部控制制度一系列課程之後,終於明白不是讓他們怕稽核人員,而是讓他們怕做錯事情。

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在談論公司治理時一定會將公司運作分成:事前的風險控管、事中的內部控制制度,以及事後的稽核查核。因此,從稽核角度來看公司的永續經營,就必須落實公司的內部控制制度於日常的作業流程中。

內部控制制度的三大目標是提升公司經營的效率與效果、財務報導的正確性,以及法令的遵循,為達到此三大目標,必須落實五大要素:監督、控制環境、風險評估、控制辦法、教育訓練與溝通。

簡單說就是公司各業務管理單位,必須針對所負責的業務評估可能發生的風險,制定各種控制辦法,並透過對被控制環境的人員進行教育訓練與溝通,期能監督公司各單位能正確的執行業務,確保公司能穩定的永續經營。

企業追求永續經營就不能一成不變,因為環境一直在變,所傳承的內部控制制度就不得不隨著環境及實務需要而改變,因此必須進行五化的循環:透明化、合理化、制度化、電腦化、網路化。透明化、合理化、制度化就是ISO所說的說你所做,寫你所說,做你所寫的程序,公司企業員工在執行業務時若有網路隨時可以查詢所需的法令依據及相關資訊,相信犯錯的機率會大大的降低,監督者也可以適時的給予提醒與幫助。

公司經營的風險往往在於主管與員工的五不:不知、不願、不顧、不小心、不好意思。

在監督管理者的立場,若能透過五化建立明確的內部控制制度,並將制度建立在電腦網路中供全體同仁隨時隨地查詢使用,就可以避免發生錯誤,但同仁是否願意顧念公司需求而主動小心且互相提醒,就要靠監督者的主動有效地建立殷勤和諧的經營團隊。

核心價值及企業文化的建立往往是企業面對挑戰時最佳的武器,因此,企業的永續經營除了建立制度之外,最重要的是員工的向心力,團結又殷勤和諧的經營團隊才是企業永續經營的最重要基石。

(作者是叡揚資訊公司顧問╱馬偕紀念醫院董事)

公司治理
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