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職場幸福學/123原則 有效管理

2018-08-07 00:24經濟日報 詹俊裕

在公司上班,什麼事讓你覺得既無奈又無效呢?報告寫不完?會議開不完?出事了找不到負責人?還是主管突如其來的無理要求?

在此分享我轉任新光產物保險公司總經理時,經過半年的總公司同仁午餐「座談會」及分公司經理級主管一張A4紙的報告,訂出了「123管理原則」,讓同仁們有更多的時間做自己應該做的事。

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何謂「123管理原則」,就是任何書面報告都以一張A4紙為原則。部門間的溝通討論會議不超過二小時。任何簽呈負責人只有經辦、覆核、決行三位,其他人都只是敬會人員。

大致說明如下:

一、報告不超過一張A4的紙:一般人看報告的專注力,大約只有幾分鐘的時間,如果太長,還會造成看尾忘頭的苦惱,何況,忙碌的老闆和高級主管那有那麼多時間看長篇大論。這樣的要求,讓寫報告的人也可以訓練如何抓住重點,並用適當的文字清楚地表達出來,也就是以「簡單、明瞭、易記」為原則。

二、會議不超過二小時:部門間的會議如果沒有要求時間限制,可能會變成聊天會,甚至可能成為抬槓批評的負面大會,對公司不但沒有幫助,反而造成更多問題。

三、任何公文的負責人只有三位:公文經辦負責書寫公文,上一級主管負責審核,部門主管負責決行。其他人員都只是會辦人員,可以提供建議卻不需負責,負責的人只有經辦、覆核、決行三個人。

公司團體人員眾多,若沒有一套管理原則,恐怕會浪費很多時間資源,在分秒必爭的科技時代,時間就是金錢,不好好管理將會導致浪費寶貴資源。

《聖經》以弗所書5:15說道:你們要謹慎行事,不要像愚昧人,當像智慧人。16.也提到,要愛惜光陰,因為現今的世代邪惡。17.則言明:不要做糊塗人,要明白主的旨意如何。善用「123管理原則」學習當個智慧人。

(作者是前新光產物保險公司總經理)

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