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思考方塊/釐清優先順序 事半功倍

2018-07-09 00:58經濟日報 張俊鴻

小時候,在冬天裡想喝一杯溫開水,只要熱水加冷水就是溫水,於是拿起玻璃杯就往保溫瓶加熱水,結果玻璃杯因為溫差太大就爆裂了,在那個資源極度匱乏的年代,不但溫開水沒有喝成,還挨了一頓罵。

熱水加冷水就是溫水,這是不變的法則。但因為環境或情境的關係(玻璃杯) ,其結果就是不對;如果順序反過來,先加冷水再加熱水,就可以喝到溫開水了。

在職場上,常常見到要處理的事務明明是對的,但因為沒有思考到處理順序,結果卻不如預期或造成錯誤,殊為可惜。

再舉個例子,有時候出去開會,回到辦公室,桌上往往有一疊公文,這些公文的處理順序應該如何安排呢?這是我常問同仁的一個問題,答案往往是:重要的公文先處理。我的答案卻是:簡單、需時較短的公文先處理。

因為重要的公文就是因為它重要,所以要花比較長的時間、用比較多的精神,更深入的思考。留在後面處理,可以不受干擾,仔細琢磨,好好的看,如果急就章,弄錯了公文的內容,做錯了決定,將造成業務不良的影響。

在職場上,處理事務的優先順序有一些基本原則。

一、緊急、有期限者優先處理,因為緊急,如果沒有及時處理,會造成不良後果。因為有期限, 就如同承諾,無法兌現承諾,就如同一個人沒有信譽是一樣的。

二、能交由其他人、或委外辦理者優先處理,因為如此處置可以取得併行作業的優點,加速事務的處理。

三、有前後順序、或基礎性的工作、或需前置作業者優先處理,如大軍未至,糧草先行;如果沒有糧草,大軍來了也沒用。

四、耗費資源較小、或需時較短者優先處理,因為如此做法,只要花一段短的時間就可以處理完成,不會影響到重要的業務、或造成其他的作業負擔。

五、聚焦重要的事,用整批、完整、連續的時間仔細思考,以免造成重要的決策錯誤。

六、將與人生重大相關的事務分解,以碎片化的方式,持續不斷地刻意練習,如技能、知識、健康等,以三、五年的時間作為周期來提升。

七、能產生工作績效的事務,先訂定處理計畫,再組織團隊,分階段辦理。

工作、生活、學習與成長是人生中最重要的課題,不能偏廢,就如同一首好聽的音樂或曲子,需要抑揚頓挫、起承轉合的節奏或旋律。

想做好這個課題,就從做好事務處理的優先順序開始。

因為有爬山的習慣,有時候,即使當日辦公室有重要的事,還是會一早先上山走一走,轉換一下心境,再回辦公室。在此刻,工作雖然很重要,但卻不是重點。

在爬山的當下,最重要的事,是仔細看路,注意路況,專心走路,否則萬一跌倒,手腳扭傷,後果就不好了。

所以,不管有多遠大的願景、多前瞻的目標、多重要的事務要處理;當下,最關鍵、最重要的是:做好現在該做的事,即使是吃飯、走路、或睡覺。

(作者是資深資訊主管)

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