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高績效企業/時間.效率.競爭力

2018-06-15 04:59經濟日報 顏長川

上帝很公平地給每個人一天24小時,但有的人廢寢忘食,把24小時當48小時用;有的人卻飽食終日,無所事事;其間的差別就在「時間」觀念的有無。主管也是很公平地指派工作給每個部屬,但有的部屬兩三下就清潔溜溜,有的部屬卻還在拖死狗;其間的差別就在講究「效率」的高低。

有時間觀念的人,能在最短時間內完成任務;講究效率的人能以最高品質完成最多工作。有時間觀念又講究效率的人可以發揮超強的「競爭力」縱橫職場,無往不利,很瀟灑地攀爬至心目中的地位,坐上眾人稱羨的寶座!

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呂宗昕博士現任台大化工系特聘教授,曾獲選十大傑出青年,他具有科學家般的縝密思考及社會學家的人文關懷,願將個人長期的工作經驗及研究心得與大家分享,希望大家能藉著時間管理重新拾回失落已久的工作效率,增加工作上的競爭優勢。重要的學習點有三:

一、時間:是一種尺度,事件發生可以按先後序列及持續期間確定時間點和時間段,時間是三維空間外的第四維度。職場人士要嚴格區分工作的「公時間」與回家後的「私時間」,絕不將公事帶回家,更將自己精神體力都好的黃金時段,規劃為不被打擾的專心時刻。

二、效率:在一個特定時間內,組織的各種收入與產出之間的比率關係,可用「效率=成果÷時間」,也就是獲致相同成果時,在愈短時間內完成,效率就愈高。

三、競爭力:對象在競爭中顯示的能力,企業競爭力。能讓企業有所差異化,進而持續領先競爭者的能力,就是核心競爭優勢;很多人誤以為一旦擁有,企業就可永久屹立不搖,但麥奎斯教授提出「瞬時競爭策略」來破解「永久核心競爭優勢」的迷思。

《效率決定競爭力》於2009年10月發行,是《時間管理黃金法則》的姊妹作;作者期望能幫助大家了解管理時間的訣竅,進一步提高工作的效率,增加工作上的競爭優勢,以交出令人驚豔的工作成績;重要的學習觀念有三:

首先,當個「快樂的辦公早鳥」。帶著一顆心和一個微笑提早到辦公室;分四個時段收發信件,專心時段不接電話;委婉向臨時訪客下逐客令。但做好時間管理不一定就是有效率,時間的長短可以客觀計算,真正的成果卻不易斷定;早鳥不一定有蟲吃!

其次,做個「工作的3P達人」。一套完整的工作計畫包括目的(Purpose)、引導(Lead)、 行動(Action)、紀錄(Note)等;若能做好做滿做足P的部分,那麼PDCA的後三項DCA自然水到渠成,照表操課即可;必要時可利用PERT圖縮短幾天的工作流程;有效率的工作者通常也是3P達人。

第三,成為「以終為始的行家」。確立「目標→成果→時間」的工作層次,先掌握最終成果的架構樣貌,才能反向推算架構中每個部分,各需要什麼內容、哪些資料及多少時間?只做必要且對的事,才能用最有效率的方式完成工作;學學柯維「以終為始」的好習慣。

效率的根本,必須以目標來管理時間,而不是以時間來管理目標,唯有明白要做出什麼樣的成果,才能分分秒秒創造出實際價值來,這是效率的最高表現。

(作者是中華電信資深顧問,本專欄隔周五刊登)

中華電
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