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料帳合一: 倉管五大關鍵

2015-01-12 21:34經濟日報 鄭黃錚

公司在資產、庫存以及入出庫上若能做好料帳合一,就可以有效控管資產,並能做好對客戶的承諾。一家具備料帳合一能力的公司,可以讓客戶即時下單並即時交貨。我認為,庫存管理做得好,隨時保持料帳合一,企業便具備取得持續競爭優勢的基礎。

許多公司都有的經驗: 出貨時業務單位因為庫存不準確與倉管單位傷透腦筋--通常是業務單位在系統帳上看到的庫存數和倉管單位實際庫存有落差。像這樣,一旦有落差,又如何能正確回覆客戶交期乃至交貨數量?

要解決這種料帳不一的狀況,得先了解發生庫存差異的所有可能原因並加以改善。這些原因至少包括:相關SOP是否建立完整?ERP系統控制點是否完善?入出庫人員是否依單據、依SOP落實執行作業?倉庫入出庫點收數量是否確實?每次(日/週/月/年)倉庫盤點是否確實執行?每一個作業細節和流程都馬虎不得,因為庫存帳與實物差異無論是多或少了,都是差異!

下列是做好料帳合一的五大關鍵解決方式:

一、建立完整SOP

SOP要完善建立含括所有相關細項流程,以利作業人員一目瞭然按表操課。對新人來說,更顯重要。有了完善的SOP,不但資源員工可遵循作業,新員工藉由SOP,可以更清楚作業流程,快速上手。公司有完善的SOP,作業就不易發生疏失,影響庫存的正確性。我的看法是,正確完善的SOP,相當於一份有教無類的訓練教材。

二、完善ERP系統控制點

完善的ERP作業系統,由完整的作業流程與控制點組成。能夠從頭到尾,確保相關作業皆能依據系統預設的標準作業流程和控制點作業。

層層把關,有效避免人為作業疏失或弊端。

三、落實依單據執行入出庫作業

依循系統入出庫作業一定要依單據流程作業,且在系統上立即執行過帳,才能確保正確的即時帳和庫存數量,以常保庫存準確的最新狀態。

四、確實點收入出庫數量

倉庫人員在貨物入出庫時「一定」要確實點收數量,不可只點收箱數或只依外箱標示入出庫,必須確實清點詳細的數量再做入出庫的系統作業。這樣才不會造成入出庫數量差異,發生庫存不準確的情形。

五、確實執行倉庫盤點

要確保庫存準確,除了完整的SOP作業流程和系統流程,藉由盤點可了解真實的庫存狀況,以利產銷作業和落實公司資產管理。盤點過程中,一旦發現庫存差異,應立即查明原因並處理,以確保庫存隨時做到料帳合一。

倉庫若庫存的流動大,必須有較密集的盤點。例如:日盤點,公司可以透過每天盤點庫存異動數量,取代一個月後再做的月盤點。盤點的頻率增加,能夠使倉管人員即時發現問題並處理,常保料帳合一狀態。

藉由發掘庫存料帳差異的發生原因,逐一改善,落實每日異動盤點、每週或每月庫存盤點,就能達到料帳合一,讓公司能準確規劃下單及出貨。料帳合一可以降低因為庫存差異所造成的管理成本;節省不必要成本、提升作業效率、減少客戶抱怨。最重要的是可以免除因而掉單而衍生更大損失。

鄭黃錚

專精於自行研發領域,發展創新運營策略,創國控股集團是全球第二大之專業印刷電路板(PCB)金屬切削刀具製造商。雖出身化工背景,但對新事物、新產品都充滿好奇研究的精神,因此捨PCB化工而開創台灣第一家PCB刀具事業王國。
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