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居家工作防疫,可省出勤紀錄嗎?會影響交通津貼嗎?勞資都必須知道的法律問題!

2020-03-25 18:32專欄作家 陳業鑫

圖片來源:pixabay
圖片來源:pixabay

企業因應疫情確保營運不中斷必須超前部署

由於中央疫情流行指揮中心(下稱指揮中心)新冠肺炎確診病例不斷上升,疫情蔓延影響企業營運已非是否發生,而係何時發生之問題,無論企業規模大小,預先擬定應變計畫,以利持續營運而不發生營業中斷之風險,乃當下所有經營者之當務之急。

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應變計畫納入勞動法令遵循

又企業因應疫情擬定營運應變計畫,無論採行居家工作(Work from home)、分區辦公或錯峰上班(分時出勤),都涉及員工工作模式調整,牽動勞資關係之權利義務。因此企業因應疫情變化欲擬之計畫中,對於涉及勞工權益之措施,務必將「勞動法令遵循」概念優先置入,以免爭議。

牽涉之勞動法令議題

企業疫情營運應變計畫應納入之勞動法令遵循考量,除原有之勞動基準法、性別工作平等法、勞工請假規則等勞動法令外,尚可能涉及之特別法令如下:

1.立法院於2020年2月25日通過、總統同日公布自2月27日起施行之「嚴重特殊傳染性肺炎防治及紓困振興特別條例」(下稱防疫條例)。

2.指揮中心於2月3日因應中小學延後開學依災害防救法第31條第1項(因應生物病原災害之其他必要處置)發布之「防疫照顧假」命令。

3.民法第483條之1規定之雇用人對受僱人之生命、身體、健康照護義務。

4.職業安全衛生法第18條之勞工退避權。

5.勞動部職業安全衛生署於2020年1月30日訂定因應嚴重特殊傳染性肺炎(新冠肺炎)職場安全衛生防護措施指引。

6.指揮中心於2020年3月5日發布企業因應嚴重特殊傳染性肺炎(COVID-19)疫情持續營運指引

建議各企業勞資雙方應就前開法令規定妥為協商達成合意,納為勞動契約之增補條款。各該法令內容簡述如下表:

居家工作與分區辦公

居家工作與分區辦公屬於工作地點之變更,錯峰上班與分時工作則為工作時間之變更,建議勞雇雙方以書面協議方式作為原有勞動契約之增補條款,以杜爭議。

尤其是工時紀錄部分,居家工作跟到辦公室最大的不同,就是出勤紀錄的作成方式。勞工到辦公室或工廠上班,一般均會有確切之出勤紀錄,不管是用出勤卡、刷卡機、簽到簿、門禁卡、電腦線上打卡或指紋機、虹膜辨識、人臉辨識等生物特徵辨識系統,只要可以覈實記載出勤時間之紀錄,都是合法的出勤紀錄方式 。

但若在家裡上班,就可以省略出勤紀錄了嗎?當然不行,因為備置出勤紀錄屬於雇主的法定義務,必須逐日記載至分鐘,並保存五年 ,此項義務不因勞工在家上班遠距辦公而有不同。但實際上員工未到辦公室,如何打卡、簽到作成出勤紀錄呢?此時雇主必須注意依勞動部頒佈之「勞工在事業場所外工作時間指導原則」,適用第二類之「電傳勞動工作者」規範內容,在家工作者工作時間之分配,應由勞雇雙方另行簽訂契約補充條款約定並依約履行。

又此類工作者自主性高,較易自由調配工作時間及休息時間,有關實際出勤情形及確切休息時間,應由勞工自我記載(如工作日誌等),並透過電子設備(如線上登錄系統等)記錄後電傳雇主記載。復因電傳勞動工作者工作場所多半非在雇主之事業場所,雇主對於勞工之延長工作時間難以管控或為反對之意思表示,有關延長工作時間即加班,應採事前申請或約定等方式為之。若在家工作之員工確有申請加班經核准並有加班之事實,雇主仍應給付加班費。

再者可能影響工資部分,縱使員工在家遠距辦公,未得員工同意,工資不得降低而形成對勞工不利之變更。但若有非屬工資之交通津貼,如雇主依員工附支出憑證(加油發票、捷運公車加值憑證、計程車收據等)申請之實支實付交通費補貼,或依通勤距離遠近核給之交通補助,因員工在家上班無支出通勤費用之需求,雇主在符合勞動契約或工作規則之前提下,自得免除此項給付責任。但若屬工作之對價及經常性給與之定額交通津貼,屬工資性質,則仍應繼續給付。

無論是居家工作或分區辦公,都可能涉及工作場所及工時起迄變更,而這些事項都是勞動契約應記載事項 ,為使勞雇雙方於此非常時期權利義務更加明確,建議以書面方式將工作模式變更之實施期間、出勤紀錄記載方式、交通津貼是否變動等妥為約定,作為原有勞動契約增補條款,免生爭議。

居家工作應注意之特別事項

由於居家工作以電腦、手機等裝置透過網路連線之工作型態,有別於在公司辦公室內辦公,特別是涉及公司核心競爭力之營業秘密,有高度要求員工守密之需求,因此企業應趁此機會全面檢視營業秘密之範圍,特別設定嚴格之登入瀏覽、下載權限,並在電腦進入頁面為洩漏、盜取營業秘密之民刑事責任法律效果之宣告。若有其他非屬營業秘密但亦有保密需求者,亦得另以勞動契約增補條款特別約定。

又網路遠端登入往往涉及資安與對往來客戶等第三人個資保護議題,亦有員工是否親自履行工作之查核問題,亦應以增補條款另行約定規範。

另因居家工作乃為達成防疫目的,確保企業營運持續,因此就防疫特別措施之落實,亦有必要以勞動契約增補條款要求員工配合遵行,例如防疫需求資訊如旅遊史、接觸史及健康狀態誠實告知、分區辦公之工作場所門禁管制及動線遵守、私人活動自我約束義務(如不去參加大型聚會、減少非必要探病行程等)、及遵守政府防疫命令,又為免掛一漏萬,得以企業防疫措施遵守義務之概括條款,隨時因應疫情變化要求員工配合。

企業因應疫情變化,擬定營運不中斷計畫,建議勞資雙方協商後以書面增訂勞動契約增補條款如下表:

本文經業鑫法律事務所授權轉載

作者簡介:陳業鑫律師

台灣唯一曾歷練法官、勞動局長、金控公司董事職務的律師,有著自各個角度觀察勞資糾紛的豐富經驗,現為執業律師,以勞動法、金融法及證券交易法等為主要執業領域,目前並擔任臺北律師公會勞動法委員會主委,著作:《懂一點法律勞資不對立,管理不犯錯:超白話從聘僱、管理工時、調動、資遣全方位解說勞動法規及處理辦法

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陳業鑫

陳業鑫律師是台灣唯一同時具有法官、勞動局長、訴願審議委員會主委、金控公司董事、公司治理委員會委員經驗的律師。任職法官時,曾經為眾多律師評鑑為裁判品質及法庭態度優良法官,並有成功聲請大法官會議解釋紀錄,並推動修正繼承法制,解救許多無辜的揹債兒。
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