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別再回覆所有人!上班族不可不知的email禮儀

2020-06-27 23:36時報出版 16個會後悔的溝通方式

圖片來源:pixabay
圖片來源:pixabay

「從很多角度來看,電子郵件都是無與倫比的溝通工具。然而,電子郵件卻無法取代面對面的交流。」──比爾.蓋茲

在每場研討會上,我們都會請學員說出工作中有哪些事情會惹惱他們。近來,大多數人的回答都跟科技有關(像是電子郵件、語音訊息等問題)。這些先進的溝通方法儼然已成為我們聯繫彼此的非正式管道,幫助我們快速傳達訊息。然而,儘管科技改變了人們看待溝通的方式,卻沒有改變人們收到訊息時的反應模式。

推薦

在當今繁忙的商業環境裡,時間已成為一項昂貴的商品。像電子郵件和語音訊息這類有助於節省時間的工具,可以幫助我們加快溝通的速度。要知道,使用這些科技溝通,比較不那麼正式,你必須格外留意:一旦溝通變得太不正式,可能會大幅降低你的效率。此外,請切記一點,只要是在溝通,無論何時、無論用什麼方式,你都在建立印象。因此,你必須時時確保自己給人的印象是正面積極的!

有些溝通方式比較常用,有些則不然,例如電子郵件就比傳真更為普遍。重要的是,無論透過哪一種方式,都應該要以最專業的做法來進行溝通,以維持我們的高度專業。

聽聽別人怎麼說

最近,一位客戶告訴我們,他有個同事遭到公司解聘,因為他不小心將一則極為粗俗的笑話發送給他郵件聯絡清單上的所有人。不幸的是,該清單上還包括客戶以及公司的執行長。另一位客戶則告訴我們,他們公司有人向同僚發送了一則訊息,裡頭用英文大寫字體寫著:「我要你馬上到辦公室來見我。」發送訊息的人其實只是想要找人來腦力激盪,一同討論當天稍晚將由他主持的會議。然而,收件人卻以為寄件人非常生氣、想要責怪他。這起事件後來花了一整天的時間才平復下來,當事者的情緒也才獲得緩解。如此寶貴的時間就這樣白白浪費掉了!─「形象力學」培訓師

非問自己不可的關鍵問題

.我想要傳達什麼訊息?

.什麼樣的事情會惹惱我?(通常,會惹惱你的事情也可能會惹惱別人。)

.收件人能否理解我訊息裡的含義?

如果你覺得你要留的語音訊息或是要寫的電子郵件可能會遭到誤解,請在發送前,先給別人過目或是聽聽看,讓他們給你回饋建議。

電子郵件

1.如果你有急事要聯絡,或是有事要立即決定,最好直接跟對方見面談,或是打電話給他。

2.不要寫下任何情緒性的字眼,或是你事後可能會想撤回的文字。如果你不確定,請重讀三遍。

3.不確定的電子郵件先放到草稿匣裡,等一小時後再回來重新讀一遍;這麼做可能會讓你產生不同的觀點。

4.電子郵件無法取代親手寫的卡片。

5.每天查看你的電子郵件。

6.在發送任何郵件之前,請務必校對內容、檢查你的錯字和文法。

7.將電子郵件的目的寫在主旨欄裡,並把你想要採取的行動寫在第一行或第一段裡。

8.除非跟所有人相關,否則不要選擇「回覆所有人」。

9.你的電子郵件必須簡短扼要。

10.如果你要傳送的訊息跟前封郵件內容無關,請不要按下「回覆」的選項。換言之,要處理新主題時,請撰寫一封新的郵件。

11.在郵件中使用全部英文大寫字母時要格外小心。全部大寫字母的內容,讀起來多半會讓人覺得你在大吼大叫!

12.把郵件轉發給通訊錄裡的所有人並非明智之舉,除非你確定所有人都需要收到這則訊息。

13.傳送笑話郵件給業務往來的對象是不恰當的,而且欠缺專業性。

14.要給收件人足夠的時間回應。

15.了解或是建立你們公司/部門的電子郵件文化,亦即收到信件後要在多久時間內回覆才算是符合期望。

善意提醒:身為公司/部門的領導者,你有必要建立電子郵件的文化和期望。請記住,私人時間不受公事干擾,才會讓員工在工作時更有動力。

所有社交媒體

以下原則可以幫助你在所有社交媒體平台上建立良好的品牌和聲譽。

.你所張貼的照片必須是你身邊任何人看了都不會有問題的,這當中包括你的父母、孩子、老闆、同事和客戶。

.任何在商業場合裡會被視為不當的行為舉止,千萬別做。

.請記住,會關注你社交檔案的人不只是你的朋友。說不定未來哪一天有個大好的工作機會,卻因為你多年前的一則發文而受到影響。

.每則留言都應該合乎情理。

本文摘自時報出版的《16個會後悔的溝通方式:想再往上,先避開連高階主管都會犯的錯》

社交 科技 研討會

時報出版

2015年,時報出版邁入第40個年頭。出版品包括文學、人文社科、商業、生活、科普、漫畫、趨勢、心理勵志等,活躍於書市中,累積出版品五千多種,獲得國內外專家讀者、各種獎項的肯定,打造出無數的暢銷傳奇及和重量級作者,引爆一波波的閱讀議題及風潮。
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