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直擊!Dcard人資經理遠端工作的一天:又不是控制狂,為什麼總要擔心員工不做事呢?

2020-04-24 00:16Cheers:快樂工作人 作者/陳建銘

圖片來源:卓杜信
圖片來源:卓杜信

因應防疫,許多企業紛紛啟動全員遠端工作,Dcard狄卡科技更是超前部署,3月中就開放員工在家工作。Dcard人資經理彭睦潔Helen怎麼遠端管理員工數達上百人的Dcard?

遠端工作沒勁?群組打招呼建立開工專屬儀式感

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「早安,10:45要開會哦!」

抱著筆記型電腦盤坐在沙發,礙事的鞋子早已脫下放在地板,台灣最大的原生社群網站、擁有超過400萬「卡友」的Dcard人資經理、26歲的彭睦潔雙手在鍵盤上飛舞,在Slack群組與人資夥伴打招呼,開啟遠端工作的一天。實施遠距上班已近一個月,適逢住家附近施工的彭睦潔,今日選擇在幾乎空無一人的Dcard辦公室上班。

事實上,Dcard過去早已在每週三實施單日遠端工作(remote work day)。因此疫情來襲,3月中境外移入案例大增時,彭睦潔及早啟動,在與主管緊急安排所有員工3天遠端工作演練後,就隨著清明連假,一路遠端工作至今。

10點開工,彭睦潔留出約半小時的彈性時間,直到11點前15分鐘才正式召開人資部門的每日例會(Daily Sync)。

「我們的員工平均27、28歲,又都是在網路產業,應該很熟軟體操作,但還是做了很詳盡的Zoom使用教學!」彭睦潔打開親手撰寫的遠端會議軟體Zoom教學,顯示人資部門的貼心。

時間來到10:45分,4名人資部門同事一起在Zoom上互打招呼,背景依稀可以看到女孩可愛的房間裝潢,談話間也流露輕鬆自在的工作氣氛:

「你在床上開會哦?」

「哇,有貓!」

「等等,我還在換衣服。」

「換好衣服」,正是彭睦潔口中遠端工作的一項訣竅,透過換上正裝就能區別上班心態的「建立儀式感」。

接著,在15分鐘的例會中,同仁紛紛會報今日工作事項,彭睦潔也提醒自己,下午要找時間準備部門讀書雙週會《Google超級用人學》材料。

在家上班懶洋洋?OKR建立目標共識創造信任感

Dcard超前部署,比一般企業提早2週時間開始遠端工作,部門不只會議照常、讀書會也沒有中斷,彭睦潔歸功於2017年就導入的OKR制度。

Dcard由上到下制定年度目標,再由部門主管評估各季度小目標,兩個月為一個季度。例如今年的終極目標是讓「年輕人都在Dcard上討論」,人資部門因此制定出其中一個小目標,是「為了協助其他部門達標,需要建立內部學習平台」。

實施OKR三年,Dcard歷經幾次改革,為了適應網路產業的快速變遷,從3個月設定一次目標、改為2個月一次(1S),並且在前月15日、設定新的OKR目標。4月15日跟訪彭睦潔的遠距上班日,正是她需要排定人資部門第3季OKR目標的日子。

彭睦潔強調,運用OKR目標還有一項好處,即是「創造員工信任感」。因為主管與員工都很清楚部門目標與進度,因此主管無需緊盯員工,也不會產生「遠端看不見員工是否在工作」的不信任感。彭睦潔笑言,「我才不擔心他們不做事呢,我又不是控制狂。」

一人上班好孤單?Slack2妙招不只談公事也談心

中午時,彭睦潔叫了外送用餐。這本是Dcard員工常見景象,用餐時間坐在沙發、地板上聊天用餐。遠端工作以後,很多員工反而分享獨自一人工作,中午都忘記吃飯。

彭睦潔補充,Dcard很看重團隊文化,原本每週五下午都會指定員工分享個人故事,讓上百人的員工彼此熟悉。為了延續良好傳統,讓員工在家也能有「茶水間偶遇閒聊」的氣氛,Dcard特別在企業愛用的聊天協作APP「Slack」,新增 “#remote life”頻道,任何時候都可以自由留言,有人分享午餐自煮泡麵、家裡的寵物貓狗動態等,從線下到線上,創造氣氛活絡的雲端茶水間。

Slack的妙用不只如此,彭睦潔分享一項人資確認員工已讀的小秘訣:原先常用email發群組信、卻難以知道各部門回覆的狀況;現改以Slack留言方式,各部門看過後按被指定的表情符號回覆。彭睦潔只要查看表情符號與人數,就可以快速確保每一位員工都知曉公告資訊。

13點30分用完餐,彭睦潔在電腦上墊著厚抱枕、縮在沙發一角,與人資部門同事1對1討論近30分鐘。她開啟Zoom的螢幕共享,同步打開Quip協作平台中「內部學習平台」的文件,協助同事訂出第3季到第5季之間應該要完成的進度。

結束今日第二場視訊會議後,時鐘走到下午兩點,彭睦潔的焦點來到今日第三場、由中央疫情指揮中心召開的疫情記者會。

她感慨「昨天開了整天的會,每日人資部門例會、主管週會,每天還要follow阿中!」隨著人稱「順時中」的中央流行疫情指揮中心指揮官、衛福部部長陳時中準時出現在直播畫面,彭睦潔小心翼翼聆聽,要隨著最新疫情資訊,調整Dcard遠端工作措施。

「我們員工感情很好,常常要提醒他們『下班不要結伴』,所以每天看記者會是必須的,知道防疫最新資訊才能趕快調整。」面對Dcard同儕的關係緊密可能帶出的風險,彭睦潔先是苦笑,馬上又補充,「我們還是可以在線上見面啊,比如動物森友會!」

近日大熱門的社交遊戲《動物森友會》,連Dcard創辦人暨執行長林裕欽都是愛好者,公司的Slack裡甚至還有相關討論串。

疫情記者會結束後,彭睦潔開始制定整個人資部門第3季到第5季之間應該要完成的進度,選出要讓同事分享的讀書會文本;也處理前幾天未完成的事務,等到晚上7點下班後,再和同事開始另一段線上的相聚,此時就是彭睦潔要準備賣水果(動物森友會的遊戲任務)的工作了。

「遠端工作需要信任,恰恰是從實體拓展到虛擬辦公室,最考驗主管的環節。」

Dcard人資經理的一日工作滿檔,彭睦潔要應付馬拉松式的線上會議,但也因著網路原生產業的特性,公司由上至下習於使用數位工具,使得主管不用當控制狂、遠距工作進度仍有了然在心的把握。

4月15日彭睦潔的工作時間表

※本文由Cheers:快樂工作人授權報導,未經同意禁止轉載。

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