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達人專訪》日本按讚、最會用數位工具辦公的官員 20年都遠距工作 唐鳳:我採取番茄時鐘法

2020-03-05 14:46商業周刊 文●楊倩蓉

唐鳳4年前剛進入行政院第一件事就是買投影機,她無論到各地偏鄉巡察,都透過視訊方式...
唐鳳4年前剛進入行政院第一件事就是買投影機,她無論到各地偏鄉巡察,都透過視訊方式與各部會開會,讓彼此都有共同在場的感覺。 (攝影者:陳宗怡)
最近才被日本媒體報導「38歲IQ180的台灣天才IT大臣」,讚揚其在防疫上透過大數據及人工智慧,製作專業口罩地圖及防疫路線,為台灣防疫把關。她是行政院政務委員唐鳳,擁有超過20年的遠距工作經驗,也是目前最擅長用數位工具做遠距辦公的官員。

4年前,唐鳳就提出在家工作會是未來的工作大趨勢。如今,她認為這趨勢產生何種量變與質變?身為資深遠距工作者,她如何克服孤獨感,並拿捏工作與生活的分寸?以下是唐鳳接受商周專訪摘要:

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排解強烈孤獨感方法

「每週固定時間,走出家到共同空間」

商周問(以下簡稱問):這次因為疫情,開啟全球企業進行在家工作的實驗,其實妳很早就這麼做,妳認為現在的在家工作和以前比較,有什麼不同?

唐鳳答(以下簡稱答):我確實是資深遠距工作者,包含到現在都還是遠距工作,但不是在家工作,在家工作只是遠距工作的一個形式。

3年前聽到遠距工作,大家都會想到在家工作,但是3年後像我自己遠距工作時,常常都待在仁愛路的創新實驗中心,一個禮拜會在那邊多待幾天,因為開到晚上11點。有好吃的、網路很快,一直有各種不同團隊進駐,給我一種家的感覺。

這有點home away from home(賓至如歸),雖然它並不真的是我家,但是大家在這樣共同工作空間裡還是有家人的感受,這種形態因為寬頻發達而普及。

問:過去談在家工作,大家覺得缺點就是強烈孤獨感,但是當場域不受限制,不一定非得在家工作時,孤獨感就會降低?

答:對!像我們社創中心通風條件很好,現在通風條件比什麼都重要!(笑)網路也快,有了這兩個條件,旁邊還有團隊在積極做事情,孤獨感比較沒有。

問:以前還沒有這種共同空間時,在家工作的孤獨感怎麼解決?

答:之前我跟另外一位同事做的東西,就是讓大家遠距工作的工具。自己做的產品當然要自己用,我們很快就發現兩件事:主要是孤獨感,另外就是沒有下班時間。

我們怎麼解決?我跟同事每週約一天去坪林咖啡店一起工作,不但跟老闆還有常客都能有一些社會上的互動。光是我開車去咖啡店的過程,也是讓我走出家裡。所以每週挑固定時間1到2次,走出家裡到共同空間裡,等於是衛星辦公室概念,這是很有效可以緩解孤獨感。

適時營造共通點

「製造點同樣食物、喝同種酒的經驗」

另外,我跟一位資深遠距工作者(友人),他還會從美國加州專門郵遞紅酒過來,也不是昂貴的酒,只是這是他會喝的酒。我們就開視訊,一起喝同一批酒,一起社交。

雖然空間不同,但是同步的感覺不是只看到一層玻璃,也能點一樣的食物,就有至少相同的類似社會經驗。

在家工作會有孤獨感,除了工作外,我講別的,對方都沒感覺。例如你說今天天氣很好,事實上他那邊在下雨;一般見面能聊的話題都不能聊,這樣子就是會讓人有孤獨感的感覺。如果去營造一個共通點,例如點同樣食物,或是固定時間聚一下,就會一直有社交話題可以聊。

設定生活/工作切換機制

「25分鐘認真工作後,5分鐘休息」

問:在家工作與生活很難分開怎麼辦?感覺自由卻其實更不自由?

答:這分成兩件事來看。一,是被打擾中斷。我們在工作時當然不希望被私人打擾,但是反過來講,私人時間也不希望一直被工作打擾,所以要設定時間上的邊界,這個很重要。很多遠距工作者會接到老闆或同事要你現在就處理,沒辦法等到隔天9點,如果處在隨時都會被打擾的情況下,生活品質也不必顧了。

我自己採取的方法叫做「番茄鐘」,大家傳訊息與寫Email給我,我一定回、一定看,但我一定半小時後去回;也就是說在每個整點開始到25分時,我就是很專心在做工作或是其他事情。

例如,我在上班時間做研究,或是探討事情讀論文,絕對不會讓手機或是其他來干擾我;但是我很準時,到25分時,就會去看手機或是檢查電子郵件,這時我就有5分鐘處理中斷的事情;然後我再處理下一個25分鐘專注的事情,然後再5分鐘被打擾。

從同事角度來看,我還是半小時就一定會回答他的訊息,只是這半小時內,高達25分鐘我不會被打斷,這個非常重要。大家如果能設定這樣的邊界,從這樣精神衛生角度來看,就不會有腦海裡明明在想其他事情,卻被迫要處理這件事,結果兩邊都處理不好,也比較有放鬆的可能性。

第二件是除了時間邊界外,空間的邊界也很重要。例如遠距工作,你可以挑離你家近的咖啡廳,把它看成是家的延伸。你在咖啡廳上班,回家的路上就已經在下班,進入比較放鬆狀態。即使在家裡附近沒有咖啡館,也應該要布置儀式性的東西,例如在家裡打開一個門,進入一個專門空間,出來後才可能放鬆。如果家裡沒有大到可以以空間區分,你可以用桌機時是在工作,用iPad時是玩樂,每個人可以挑選這是工作信號,那是放鬆信號的方法。

疫情催化更多工作方式

「不會都變遠距,之後會變混合模式」

問:這次疫情導致大規模遠距工作,妳認為在企業組織文化上,會有什麼普遍改變嗎?

答:這次讓大家有了第一次在家工作的體驗後,雖然不會在疫情後所有人都變成全遠距,但你會想到下一次,真的需要10個人坐高鐵北上開會嗎?還是一個人來就好?就會覺得某些時候,可以往遠距這邊挪一點,對大家都有好處。

接下來會變成混合模式,大家開始想哪些事一定要一起。例如每年舉辦公司員工營,這時人與人之間緊密交流還是重要的,但是如果每週例會,就不一定要大家都在同一建築物,大家就會開始做組織上的探討。

第二個就是投資,除了實體空間外,慢慢有更多數位空間可以讓大家運用。例如,新進員工可以不必去拜碼頭,他可以在數位空間上看共用文件,對工作場域就有基本了解。現在大家在疫情時已經累積了一些數位經驗,疫情結束後,慢慢可以變成組織文化。

問:未來哪些產業適合遠距工作?

答:應該說你的工作器材是在你到得了的位置就可以了。所以簡單說,以前覺得手術是很困難,一定要親手動手術,但是達文西機器出現後,發現不是;只要頻寬夠,不但可以在隔壁房開刀,甚至隔壁縣市開刀都沒問題,只要確定頻寬水準是好的。我覺得重點倒不是哪一種行業,而是這種行業所需要的工具,是否已經達到就像你在現場的程度。

政要高層也能遠端作業

「災害中心開設時,就是做視訊會議」

問:這次疫情連伊朗副總統也染疫,如果不可抗力因素,妳覺得未來公務人員在家工作可行嗎?

答:是可行的啊!其實我們用視訊會議行之有年,我們災害中心開設時本來就是透過各地做視訊會議,整個指揮體系現成有採取遠距方式的,主要是災害應變上。我巡迴全台,通常都是透過遠距方式。

其實這次口罩地圖主要開發者在台南,他們在過程中不需要來台北開會,就一直在台南跟在地朋友兩個工作天內就把口罩地圖做出來,完全不需要到台北,也把人才留在台南。

問:公務人員可以全面普及在家工作嗎?

答:大概分成2個,高度機密性質的遠距開會,必須彼此場所都有安全保證,這是必須注意的,也是一個困難。

另外是場域限制,如果你的工作就是要去做地理地質勘察之類,理論上用無人機加上機器人應該都做得到,但是現在成本都相當高。

※本文由商業周刊授權刊載,未經同意禁止轉載。

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