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甘特圖沒你想的好用!想管好專案,你需要這套更彈性的工作法

2020-01-14 21:30經理人 整理.撰文 陳書榕

經理人
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一項專案正在進行,但是你每天總是被部屬的問題、客戶的抱怨、長官的關切電話或e-mail追著跑,時間管理徹底失敗。眼看進度遠遠落後、成本嚴重超支,你已經可以預見,專案失敗的機率遠遠大過成功。(原文發表於2016年12月13日)

傑夫.薩瑟蘭(Jeff Sutherland)於1993年設計出SCRUM專案管理工作法,他認為,過往專案管理失敗多將原因歸咎於時間、資本不足或個人決策出錯,卻從未考慮過可能是制度與工作方法出錯,才會讓專案老是失敗、成員又沒有成就感。

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薩瑟蘭表示,過往的專案管理制度多像是「甘特圖」(Gantt chart)一樣為線性發展,從專案開始、設計、開發,最後到了測試,按部就班設定每個環節,包括交件、驗收或是完工日期都有詳細規畫,薩瑟蘭說,這種工作法看起來美觀,但卻不合現實工作邏輯。

薩瑟蘭因此投入於專案管理的工作流程改造,設計出SCRUM工作法,希冀以較少的人力、創造出更多成果;他指出SCRUM這個名詞來自於橄欖球的「爭球」,指的是全隊必須通力合作將球往後場傳去的動作,他將之挪用來形容具有明確目標的團隊合作行為。

SCRUM工作法將專案切分為幾個長短均等的「衝刺」期,多為二到四周,分部完成專案進度,此外,薩瑟蘭也設計了成員定期檢視彼此工作進度的環節,解決了時間管理的問題、加強團隊合作的緊密度,俾利事情可以朝正確的方向進行。

SCRUM工作法中出現的角色、工作流程相對單純,再配合表格與每日例會,可以機動調整工作方法、檢視盲點。

以下分別介紹SCRUM工作法會出現的角色與工作方法,所有工作者都可以嘗試套入目前進行中的專案流程:

1.專案負責人:

全盤考量準備要做的事、要開發的產品、要完成的事情,以及風險和報酬等等。

2.挑選專案團隊:

盤點實際參與的成員、擁有的技能有哪些。團隊人數控制在3~9人之間最恰當。

3.挑選「SCRUM大師」:

最理想的人選介於專案負責人和主管之間的角色,負責促成會議召開、團隊運作透明化,並且引導團隊持續改善工作方法。

4.建立專案待辦清單:

以專案目標推導出清單內容,重點在於排列優先順序,排列標準是:哪件事情對完成專案有最大價值,就先執行。

5.修正和評估專案待辦清單:

依據待辦事項的大小,估算專案所需耗費的時間。薩瑟蘭建議以「相對耗費心力多寡來區分」,比如打完客戶電話是3、完成活動流程是9,薩瑟蘭解釋,數字為相對性的概念,最後將數字加總、除以衝刺時期的總工作時間,再依等份換算每個代辦事項實際所需的時間,會比胡亂估計來得實際。

6.衝刺規畫:

薩瑟蘭認為,專案可以劃分為好幾個長短固定的衝刺時期,以建立工作節奏,然後依照清單內容排出衝刺目標、任務分配,讓團隊能在很短的時間之內交出一定成果,而為什麼叫做「衝刺」?薩瑟蘭說,因為這個名稱可以製造一種緊張感,讓成員知道:「嘿,我們準備要在很短的時間內做出一點成績囉!」

7.每日例會:

用意不在監督工作成效,而是檢視成員之間的業務會不會相互衝突。薩瑟蘭提醒,每日例會不應超過15分鐘,一次只能問3個問題,而且要確保每個成員高度參與,才能提升效率。

8.設置「SCRUM板」:

可以讓每個團隊成員對於目前的進度一目瞭然,也可以知道是不是有哪件待辦清單,已經在「進行中」停留太久,需要動手處理了。

9.完成並檢視衝刺成果,以及衝刺流程改善:

由於專案會分成幾個均等的衝刺階段,在每個衝刺階段結束後,成員必須從頭檢視成果與效率,並且思考有哪件事情做得好、哪件事必須改善,這樣才有利於下一階段衝刺開展。

資料來源 / 《SCRUM:用一半的時間做兩倍的事》

※本文由《經理人》授權刊載,未經同意禁止轉載。

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創立於2004年1月,出自在混亂與不確定的環境下,一個出版人對台灣未來競爭力的期許。期許透過活學易用的管理知識,填補經理人的管理需求,為台灣培養出「誠信、專業、創新、當責」的終極經理人。提供經理人解除焦慮的最佳對策。

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