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一看就懂的資料表格怎麼做?7個小地方,讓老闆感受到你的專業!

2020-01-14 20:00經理人 陳愛鈞

表格人人都會做,但要做得好可是一門大學問。老闆丟給你一個圖表,要怎麼讓它變得比較清楚易讀呢?

在經理人商學院/數位行銷學院的《商業數據分析與圖像表達》課程中提到,只要掌握七個原則,就能將雜亂無章的資料轉換為有用的資訊,增加你在老闆心裡的專業感!

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製圖 / 張以欣
製圖 / 張以欣

這是五家公司經營狀況的比較。當老闆要求你整理各公司的經營概況時,只做出這樣的表還不夠。以下7個步驟,幫你把表格變得更清楚易讀,老闆也能馬上看到他想看的訊息。

製圖 / 張以欣
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在看表格時,人們習慣從上而下的閱讀,因此建議把老闆想要比較的項目(各公司的營收、EPS、成長率)分為不同的欄位,方便同一欄、由上到下的檢視。

製圖 / 張以欣
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另一個閱讀習慣是由左至右,因此你認為老闆最關心的訊息,應該放在最左邊。假如你猜想老闆是為了併購才叫你整理資料,那公司的獲利能力可能最為重要,應該置左。

製圖 / 張以欣
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將EPS按照從大到小的順序排列,哪家公司表現較好,一清二楚。

製圖 / 張以欣
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太多位數的數值並不容易閱讀。以營收這欄來說,本來最大的數值高達五位數,顯得太過複雜,不如將數值簡化,最多留下三位數。在不影響老闆了解公司獲利狀況的前提,簡化訊息。

製圖 / 張以欣
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成長率的%在每一欄都重覆出現,反而增加閱讀的負擔。不如統一將單位放在首欄。

製圖 / 張以欣
製圖 / 張以欣

統一小數點後的位數,再將數值全部置左對齊,哪一個數值最大就可以馬上看出來。

製圖 / 張以欣
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格線並無助於資料的呈現,反而是雜訊。拿掉後,可以更專注於數字。

※本文由《經理人》授權刊載,未經同意禁止轉載。

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創立於2004年1月,出自在混亂與不確定的環境下,一個出版人對台灣未來競爭力的期許。期許透過活學易用的管理知識,填補經理人的管理需求,為台灣培養出「誠信、專業、創新、當責」的終極經理人。提供經理人解除焦慮的最佳對策。

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