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報告必須具備的三個重點,別讓上司開口問:「然後呢?」「你打算怎麼做?」

2019-04-16 22:00經濟日報 野人文化

搶先一步判讀對方「希望你怎麼做」

向主管報告時一定要具備的「3個重點」

只要是上班族,相信沒人不知道「報告、聯絡、商量」(即「凡事報告,有事聯絡,遇事商量」,簡稱「報、聯、商」)的重要性吧?不過,年輕一輩的上班族有多少人可以做到「符合上司期待的報、聯、商呢?」 30%? 20%?錯了,其實連1%都不到。

為何比例會這麼低呢?其實理由很簡單。

因為能夠思考「報、聯、商的真正目的」,並進一步達成對方期待的年輕人,實在少之又少。換言之,只要你能做到「120%回應對方期望的報、聯、商」,就能成為眾人眼中做事伶俐機敏的人,締造亮眼的工作表現,早一步出人頭地。

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報告時,千萬別讓上司開口問:「然後呢?」「所以你打算怎麼做?」自認懂得「報、聯、商」的人,其實很多都只做到報告「自己做了哪些事」而已。容我重申一次,既然要報告,就得說到「上司期待聽到的事情」才算及格。

「今天,我跟△△公司的×× 先生見面了。」

「顧客在下午三點左右,打電話來客訴……」

很多人以為這樣就叫做報告。如果我是上司,聽到這種內容肯定會覺得傻眼。這種內容不叫「報告」,只是「單純地描述事實」,讓人忍不住想質問:「然後呢?」

擁有「全局視角」的人,在「報告」的時候,一定會留心以下的「鋪陳」:

1.現狀

誰寄來了電子郵件、做了哪些工作、與○○公司的×× 先生見過面……諸如此類的現狀。盡可能簡潔有力地告訴上司「他必須知道的重點」。

2.預測

從1的現狀,你得到的想法與感受,以及你預測後續會有的發展。

3.對策

根據2.的預測,你打算如何應對。

假設預期的結果是不好的,就必須思考該如何處理,例如:有無具體的解決方案、是否能重新提案、在期限之前該做好哪些準備……等。

具備以上三個重點,剛剛的「報告」就會變成以下的內容:

「今天,我與△△公司的×× 先生見面了(現狀)。聊完之後覺得,本週內可能會有新訂單(預測)。我想加把勁再推一下,哪怕只是寄封信過去也好(對策)。」

「剛剛接到來自顧客的客訴電話。內容是商品有缺陷,我已慎重地道歉,也告知之後會寄送新品,請求顧客的諒解(現狀)。這次的缺陷在於×× 的部分,我認為後續或許會出現有同樣缺陷的商品(預測)。為了預防相同的問題再次發生,我會與○○部門討論對策,希望能在下週的會議向大家報告(對策)。」

連「對策」都包含在內,才算是真正的報告。

如果想破腦袋也想不出可因應的對策,不妨請教上司「這時候該怎麼處理才好?」這就是所謂的「商量」。

只要你的報告具備以上三個重點,今後上司將不再質疑你的能力,願意相信你有辦法妥善處理問題。

千萬別讓上司聽完報告後還要問你:「然後呢?」「所以你打算怎麼做?」

「對策」越具體,越能拉開你與他人的差距

剛剛提出的「報告三大重點」中,最重要的莫過於「對策」。

倘若報告中只有現狀與預測,卻缺少對策,工作仍無法推動。對策可說是集所有體貼之大成,光是這個環節,就能決定你是否是個機靈的人。

接下來以本書為例,向大家說明何謂「符合對方期待」的回應。

我是本書的作者,當然希望能有更多人讀到這本書,因此我會要求員工幫忙多多宣傳。

此時若聽到對方說:「這本書一定會大賣啦!」「大家都想幫忙賣書,請交給我們吧!」猜猜看我會有什麼感覺?

我當然不討厭這樣的回應,但我最想聽到的其實是「搶得先機的策略」或是「具體的行動」。

「我把書拿給經營社群網站的網紅朋友,請對方幫忙寫了篇推薦文,相信越接近上市日,擴散的效果會更明顯!」

此時若有員工能像這樣提出具體的行銷策略,一定會令我對他刮目相看。

也就是說,要從「現狀」和「預測」推衍出符合對方期待的「對策」,就必須具體提出「下一步」、「再下一步」的行動方案。

「接下來我該怎麼做,我又能做些什麼?」經常把這件事放在心上,時時刻刻採取行動,就是所謂的「體貼」。

其實,就早一步了解對方需求這點來看,很多人都做得到。可惜的是,大多數的人即使掌握了對方的需求,卻遲遲無法踏出實際採取行動的那一步。

「全局視角天線」敏銳的人,一旦掌握了對方的需求,馬上就會採取行動。

能否盡快採取實際行動,正是決定你是成功人士或普通人的最大關鍵。

微差力1:報告時具備「現狀+ 預測+ 對策」三個重點。

本文摘自野人文化的《微差力:每件事都做得比別人「好一點」,一口氣拉開你和對手的距離》

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野人文化

野人,種出一望無際的閱讀森林。台灣前二十大出版社。2004年栽育第一顆種子,初以環保小說萌芽,後以親子教養書茁壯,繼以華文歷史小說耕耘,續以歐美、日本經典文學開疆闢土。

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