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開會真的浪費生命!研究證實會議是糟糕的職場文化

2019-01-10 16:51遠見雜誌 魯皓平

報系資料庫
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對於許多上班族來說,面對毫無止盡的開會日常,相信是許多人最難以招架之痛,會議不僅大多時間無法聚焦、內容空泛,甚至被迫參與無關緊要的討論議程,連帶還得延宕工時,耽誤更緊急地日常公事,然而,對許多高層來說,開會成了他們了解員工日常的管道,孰不知這段過程,其實毫無意義。

《entrepreneur》分析,會議大多分為兩種不同的模式,高級會議代表制定公司規章、討論未來目標和方向,而低級會議則屬於交辦訊息、委派任務的形式──專家強調「無論你在哪間公司替誰工作,開會永遠是不可或缺的組成部分,但大多數的會議,其實對企業都十分不利。」

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當然,並不是說所有的會議都如此曠日廢時,有些確實能獲得有意義的成效和結論;但綜觀來看,因為往往聚集了無關緊要的人,在討論難以有結論的癥結──專家列舉企業會議令人詬病的盲點,如果可以,職場更應該避免這種情況。

1、會議總是讓人分心

假定會議安排在上午10點,但某位員工在9點45分時文思泉湧、有著滿滿的構思提案、解決複雜的問題,然而,他並不能保持這樣的思路,而是被迫打斷連結,強迫進入會議。

久而久之,員工會開始設想,「待會要開會,現在去構思也沒有意義。」進而拒絕去處理重要的事務,因為他們知道工作勢必會被打斷──這導致生產效率的嚴重斷層。

2、會議總是在特定主題上徘徊

無論團隊的規模大與小,或是計畫的議程有多麼精確,許多開會的過程往往會偏離主題,而當它發生了,就很難挽回。專家說,理想的會議是在有限時間內達到有效率的結論,「不幸的是,理想會議通常不存在。」

3、會議有沒必要的人

這是會議最不可避免的糟糕之一,邀請者會商請可能跟該主題有關的人,以防在突然提到特定議題時有所意見表述,「有人認為更多的想法意味著更好解決問題,但實際上是非常有破壞性的,除了讓焦點混亂,還被迫分散注意力。」

4、會議大多是在浪費時間

當公司安排了一小時的會議時,也許並不是什麼大不了的事情,縱使沒有結論,也只是一小時的耽誤。然而專家強調,假定會議有7個參與者,那麼你已經耗掉了7個小時的時間,你必須把這些時間單獨看待,一整年下來是非常可觀的。

5、會議起不了作用

有些人認為,會議就是一種「工作」,但實際上並非如此,因為和別人討論事情並不代表你的工作能夠如期完成。專家說,「在大多數情況下,談論問題並不能真正的解決問題,縱使會有所澄清,但在許多情況下,它只會逐漸複雜化,繞了一圈還是回到原點。」

人稱「鋼鐵人」、創辦特斯拉汽車和PayPal的伊隆馬斯克(Elon Musk)曾公開跟員工表示,「開會是最浪費生命的事。」

包含週會、月會、跨部門會議,伊隆馬斯克說,過度的會議是大公司最令人詬病的災難,而隨著開會時間不斷被推遲,情況肯定會變得更糟。「除非你可以確定會議內容能提供全體員工更大的價值,否則請盡量減少所有的大型會議,若是真的有特殊情況,還請開得愈短愈好。」

他強調,「除非你正在處理一件非常緊急的事情、必須大家集思廣益的想辦法,否則請除掉頻繁的會議;而一旦緊急事項得到解決,會議頻率就應該準確降低。」

《forbes》則透過職場專家的剖析,以12種專業提示冀望改變你的與會習慣,試著從自身執行,也許工作能更事半功倍。

1、執行會議審核制度,取消沒建設性的會

公司也許可以試著檢視過往一年所開過的例會,回過頭來省思究竟哪些會議有實質幫助,若無則應加以汰除革新。

2、拒絕參加不相關的會議

正確的情況下,職場應該賦予員工權益,在不會有內疚、懲罰或恐懼的情況下,能夠自由選擇開會的參與。

3、不要參加任何超過8人的會議

研究發現,愈多人的會議其實愈沒效率,而且大部分的人都只是不表達意見的旁觀者,開會也沒有助益。

4、規定一天不准開會

Airbnb實踐了這種制度,公司明定週三禁止開會,給員工一個清淨的日子。

5、試著在開會時站在後方

對與會者而言,站起來會讓講者感到有壓力,這促使大多數人會減少廢話,並按時結束工作。

6、設定計時器

HBO總部內就依循著這樣的準則,員工發現這樣可以使會議更集中,人們也會積極的注意時間。

7、放棄會議室

誰說開會就一定要在辦公室呢?也許同仁能在頂樓、餐廳討論,研究發現在非傳統的地方開會,可讓人更加投入,並且激發創意。

8、重新思考開會模式

如果在半小時內,會議的目標也無法完成,不妨試著默默離場,去做真正有意義的任務。

9、提前告知議程

提前告知的作用能幫助參與者做好準備,避免什麼都不懂的狀況出現。

10、盡量減少會議資料

簡報的資料愈少、愈精確,成了縮短會議長度的關鍵。

11、只參與決策者在的會議

Google員工在開會時,會授予員工詢問「誰是決策者?」因為如果會議的決策者並沒有參與討論,還要開完會後再回報,只是浪費時間。

12、全心全意地與會

如果你都遵循了上述的準則,相信你參加的會議是非常重要的,那麼便請充分的集中討論,而不是開會時還在滑手機,完全不表達意見。

※本文由《遠見雜誌》授權刊載,未經同意禁止轉載。

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遠見雜誌

關心世界之外,《遠見》同樣關心台灣的現在與未來。藉由觀察、採訪、民意調查,深入分析報導台灣社會的大脈動,提供與世界趨勢互相映照、反思的平台,希望能夠用財經知識拓展前瞻視野,以人文養分積累素質品味,成為台灣以及整個華人社會中「前進的動力」。

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