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思考方塊/好計策拚出績效

2018-01-11 00:02經濟日報 張俊鴻

在報章雜誌上常會看到一句不太正面的話:「上有政策,下有對策。」這句話不對嗎?

如果只有政策,承辦人員連對策都沒有,要如何執行呢?但是,政策與對策之間是有落差的,就像「徒善不足以為政」,「徒法不足以自行」,所以也可以說:「徒策不足以成事。」

如果把句子換成:「上有政策,中有計策,下有對策。」就對了。所謂計策,就要有計畫與策略來作為政策的實踐方案。

計策主要包含七個要件。一是情境(Context),了解組織或企業的情境,作業的處境,所具備的資源,相關的利害關係人及環境的影響;二為策略(Strategy),考量組織的SWOT (優勢、劣勢、機會、威脅) ,可以團隊方式訂定策略;三,作業基礎要項(Essential),以溯因法解析所要成就政策必須完成的基礎事項;第四是原則(Principle),訂定一些作業原則,來供作業遵循,並以這一些原則導衍作業過程與作業程序。

第五為框架(Framework),作業有框架,就有層次、模組與關連,做起來就有條有理;六是例外(Exeception),有原則就會有例外,思考例外事項,可能的遭遇狀況及處理方式,相關風險考量及應變措施。以及第七,專案組合(Portfolio),每年訂出短中長期(綱要)計畫,以此綱本作為研擬方案及專案計畫之依據,計畫總數以不超過12個為原則。

對應七要件有配套七項做法:

一、科技與工具(Techonology and Tool):在科技的時代,要運用科技及工具才會事半功倍。舉一個小例子,知識工作者如果使用雙螢幕作業,可提高三成效率,為什麼不採用呢?

二、簡化(Simplicity):思考作業的簡化,以整合或平行作業方式,減少作業流程的步驟與關卡,或以自動化方式加速作業的進行。

三、靈活(Agile):要有彈性,不能太過僵化,要能隨機、隨境、隨勢動態因應。

四、團隊(Team):要組成技能互補與具目標共識的團隊,才能發揮加乘的效果。

五、檢討(Review):進行檢討才能改善,有建議事項才能改進與變革。

六、成果(Result):以成果為念,與成果無關事項,儘可能的割捨或減少。

七、紀錄(Record):建議使用A4活頁夾,作為日常及定期的實錄記載,或構思作業框架與進行增、刪、改、移之調整,儘可能以左右併頁成A3的大圖思考。

有了七個計策要件與七項做法,政策就有了藍圖及實踐作為,上述重點可用一句話來闡述:「有原則就好做事,有框架就能做好事,有想法(政策+計策+對策)就會把事做好。」計策就等於橋樑,連結起政策與對策,所以,「要有績效就從計策做起」。(作者是資深資訊主管)

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