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管理前哨站/縝密企劃 貴在可行

2018-01-10 00:07經濟日報 林隆儀

「企劃」台語有兩種發音,第一種是「氣話」,第二種是「契劃」,前者認為企劃是「出氣」的工具,專門找事情給別人做,難免有著講氣話,詛咒給別人好看的味道;後者認為企劃大都是在打高空,不切實際,加上「契」字台語發音和閉上眼睛的「閉」字同音,因此戲稱企劃常常是「閉著眼睛黑白畫(台語)」,有誰不會?

其實,只要充分瞭解企劃的本質及其重要性與貢獻,就不會陷入職場所戲稱的漩渦裡。管理實務上所稱的企劃,學術上稱為規劃(Planning),是管理的首要功能。

「規」具有規定、規範、規矩等意義,「劃」具有擘劃、設計、刻畫等含意,規劃泛指在工作的前期思考階段,設計一套工作程序或作業流程,訂定具體實施方法、詳細步驟與執行要領,讓工作人員有所遵循,按圖索驥的落實執行,進而達成目標。規劃所產出的結果稱為計畫(Plan),通常都以書面方式呈現,例如經營計畫書、廣告企劃案、投資計畫書等,做為人們後續執行工作的依據。

「企劃」乍聽之下有點抽象,不知其內涵。企劃到底是在做些什麼?這是一個有趣、常常令人感到疑惑的問題,以致職場上有「企劃無用論」的說法,認為計畫永遠跟不上外界環境的變化,環境變化比不上老闆一句話,何必浪費心思,多此一舉。

其實企劃工作非常重要,主張現在就思考未來要做些什麼及做到什麼境界,具有未來導向的特性,扮演未來行動指針的角色。未來雖然存在著許多未知的變數,既使有企劃、有準備都不一定做到十分精準,沒有企劃不知道走向何方當然更危險、更可怕。

企劃之所以受到重視,可以從企劃的幾項特性窺知端倪,包括前瞻性、必要性、普遍性、可行性。

前瞻性是指企劃具有未來導向的特性,帶有創新、領先的意味,關注的焦點在於尋求未來發展方向,也就是現在就思考未來應該發展的方向,以及所需要投入的資源類型與配置方式,才不致使組織陷入臨時抱佛腳的窘境,甚至陷入不知所措的茫然深淵。

任何一項工作要做得有效果又有效率,事前都需要縝密的規劃,這就凸顯企劃的必要性。事前準備工作考慮得愈周到,前因後果分析得愈詳盡,資源部署做得愈精準,作業流程安排得愈合理、愈細膩,垂直與橫向單位之間的溝通愈順暢、愈徹底,執行過程中出差錯的機會就愈小。

普遍性是指任何工作都需要規劃,才不會走上見樹不見林的偏激路線,從管理矩陣的觀點而言,生產、行銷、人資、研發、財務、資訊等企業功能,都需要靠規劃助一臂之力。管理功能中的組織、用人、領導、控制都需要有縝密而嚴謹的企劃。從這兩個觀點也可以瞭解企劃絕對不是閉著眼睛「黑白畫」。

企劃之所以受到批評,最主要是常與現實脫節,無法據以執行。沒有可行性的企劃案,沒有考慮到現實問題,儘管天馬行空,講得天花亂墜,仍然無濟於事。企劃的本質貴在可行性,因為可行才是好策略、好方案,企業所面對的競爭環境,都是現實而殘酷的情境,必須講究簡易可行,才有助於達成目標。

幾乎所有公司都設有企劃功能部門,企劃人員必須非常清楚企劃的本質,企劃過程中充分溝通,爭取協助,發揮前瞻思維,以及瞭解企劃內容及其在管理上的意義與重要性,務實企劃出可行方案,才不會淪為「氣話」或「契劃」。

(作者是文化大學行銷所、廣告學系兼任副教授)

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