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管理錦囊/工作日誌 化身職場利器

2017-12-27 00:01經濟日報 張俊鴻

從小喜歡看西遊記、封神榜、武俠小說,一直有個疑問,為什麼神仙還需要法器?像孫悟空有了金箍棒就神通廣大。如果神仙都需要法器,何況凡人呢。

進入職場,也一再思考,一個知識工作者應該要有什麼樣的法器,才會對工作有所幫助。

當了主管以後,一直使用工作日誌,終於體會到,有了工作日誌,就像有了法器一樣,對於事情的處理與安排,才能得心應手。只是工作日誌要如何編排、如何建構,就需要思量了。

經思考後,認為應該從業務的十個要件「人事時地物、金訊法效義」等不同角度來著手。

人,如人員名錄、通訊錄、名單、辦公室電話一覽表等;事,如重要待辦事項,重要(含短、中、長期)工作計畫項目,會議紀錄等;時,如行事曆、日常記事等;地、物,如果沒有特別管理事項可省略。

金,如所編列的預算、經費、執行情形等;訊,如重要業務或管理概念的框架、圖表等;並可將每天所聽到、看到、想到的重要觀念、故事記錄下來。又如關鍵績效指標與重要組織、計畫、標準的名稱與簡稱等;法,如重要的規定、條文、計畫目次等,做事就有依據;效,如重要的績效與紀事等,展現自己的成果;義,如組織的政策、任務、目標、使命、職掌等,用來思考工作的意義。

工作日誌內容涵蓋上述的要件,要能有條有理,則需一些處理原則:

一、重點原則,如記錄重要事項、框架、圖表、關鍵績效指標等;二、清單原則,以清單方式順序記錄,如重要觀念、故事、待辦事項等;三、時序原則,依時間順序記錄,才能依時序查閱;四、編號原則,紀錄要有編號,才能索引或交互參考。

五、關聯原則,讓觀念相互關聯與連結,以觸發新的想法;六、對照原則,使用左右跨頁,左頁為重要工作事項,右頁為重要績效或紀事;或左頁為每周紀事,右頁為每周會議報告與指示事項;七、全覽原則,如每月紀事為左右跨頁,一目了然。

八、分類原則,如觀念、故事、預算、待辦事項、人員名錄等,分類為不同清單;九、彈性原則,建議使用B5活頁工作日誌,每年只要抽換行事曆或每周紀事即可,其他內容都可沿用,也可使用貼紙、影印、黏貼輔助註記;十、持續原則,將工作日誌用來記事成為習慣、成為儀式,持續不斷,必有可觀。

以記下重要觀念而言,每天記個10條,一年就有3,000條,10年就有3萬條,相互激盪,創意無限。又如將所記下的框架、圖表,每天過目演練,所做的事,所執行的業務,就會有條有理,有憑有據。

每年過年時,身為主管,應該要為自己及同仁準備一本工作日誌。如果一個知識型組織的員工沒有使用工作日誌,或工作日誌格式不一致,要談建立精實的企業文化,真的還有一段很長的距離。

此外,還可在工作日誌後面插入幾張活頁透明資料袋作為內頁,或放入平板電腦,以供延伸應用。

有了工作日誌,又有建構工作日誌內容的方法,等於在做「全方位工作管理」,就如同有了工作法器或寶典,縱然沒有像神仙呼風喚雨的本事,移山倒海的能力,但以在職場上的凡人而言,也可以像如魚得水般的因應自如了。

(作者是資深資訊主管)

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