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善用科技提升效率 高科大分流上班薪資入帳不遲到

2021-06-23 11:22經濟日報 李福忠

受疫情三級警戒影響,國內多數大學採分流上班、遠距授課,讓傳統行政作業受到嚴峻挑戰,尤其關係到學生助理、薪資造冊等重要工作,會因實體文件傳遞簽核流程面臨致礙難行之窘境,使不少學校被迫緊急啟動email、電子簽名等彈性應變辦法。

創下國內最大併校規模的國立高雄科技大學,早在2019年底便啟用薪資電子簽證流程,在這次疫情中幾乎未受到影響,最關鍵的原因即是在併校後即展開大量數位化、線上化工程,展現資訊化的遠見。

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高科大校長楊慶煜說,併校後高科大在高雄市一共擁有五個校區,所有的文件流通雖然已經有非常完善的交換機制,多數文件也都在可預期的時間內順利完成,但一所科技大學如果可用科技辦法處理掉繁瑣的紙本業務,應是對學生最好的科技應用示範。楊慶煜強調,想提升效率是最開始的初衷,畢竟跨了這麼多校區,需要發展一套全新的思維。

這如同部分大陸國家的傳統金融因為系統難以全面性建置到全國各鄉鎮地方,反而促使數位金融更能夠快速地普及。高科大在併校初期,一邊整合原各校之各類行政標準流程,一邊同步展開各種申辦作業線上化的工程,例如會議室借用、公務車使用登記、電子公文傳遞等,在很多大專校院都已做了,但攸關金流的事情挑戰就更大了。

楊慶煜特別強調,高科大每年有超過10億元的各類計畫在執行,助理薪資每個月是固定3,500筆的紙本在走流程,萬一交換過程弄丟了或壓在大量的公文書中遺漏了,會製造非常多重複的行政作業影響整體效率,這是一個非常值得改善的工作。

目前,第一階段已經先完成校內助理薪資的線上辦理系統,從送出薪資申請開始,所有的附件資料、簽核憑證,完全按照中央主管機關的高標準做開發,從2019年底就正式上線,運作至今已非常成熟,今年疫情突然爆發,高科大在5月15日宣佈二天後開始全面分流居家辦公,錢事反而完全不需傷腦筋,每個月固定處理的3,500筆薪資,都正常運作,甚至這套線上系統隨時可以納入全校所有的經費核銷工作。

楊慶煜表示,在整合系統的過程中,持續請各行政部門主管幫忙,在單位內推動「盡可以無紙化、盡可能線上化」的方式,連最謹慎保守的金流,他也非常鼓勵主管們想辦法突破。連募款,我們也都加入LINE Pay的線上付款機制,我們經常收到LINE Pay交易金額上限的捐款,連網路銀行輸入帳密、插卡都不需要,利用手機就完成整個金流,楊慶煜說,高科大最不缺的就是開發的專業人力和創意,近期相當多的線上化系統,事實上都是校內電算中心開發的。

其實為了便利繳款,財務處亦與一卡通、臺灣企銀等單位洽談合作,校內師生同仁除可使用LINE Pay繳費外,學雜費也納入「嗶嗶繳」的繳款方式,擴大行動繳費通路。另外,為了便利支付,財務處自109年2月開始循序推動網銀支付,利用網路銀行電子憑證認證安全機制進行付款電子簽核,單在今(110)年一至五月,網銀支付筆數高達9萬餘筆,支付金額逾20億元。

以高效率的網路簽核取代傳統遞送紙本支票之人工作業,可以減少各校區及銀行間人力往返奔波的成本,且全面數位化的支付作業流程,急件可當天完成付款,縮短付款期程約2-3天,高科大財務長魏裕珍表示,在出納服務的部分,提高數位支付的應用,就能有效率地提供便捷快速的出納服務。

行政院政務委員唐鳳其實幫我們示範了「程式」可以為人類帶來多巨大的影響,可顯著地提高效率,且只要程式寫得出來,幾乎沒有辦不到的事。高科大非常鼓勵任何學群、領域的學生,都要學習基礎的程式能力,這對邏輯訓練非常有幫助,不只有在工學院強力應用,在商業智慧學院基本上課程架構都綁住資訊、程式能力的養成,甚至連外語教育也加強程式的應用和教學,今年新成立的不分系學程,課程設計的三大選修模組之一就是資料科學模組。

科學專業是大學最豐沛的資源,而高科大,還有帶頭開發、創新的魄力。

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