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跟老闆或主管報告前,你知道他屬於哪一型嗎?

圖片來源:pixabay
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本文共1456字

專欄作家 洪雪珍

在學習上,你知道自己屬於哪一種人嗎?聆聽者,或是閱讀者?我是閱讀者。這也是我感到很抱歉的地方,上課時,我經常聽著聽著恍神,而且不時就睡著,還睡得東倒西歪,從小學到研究所18年,大概睡掉9年,老是被自己撞到桌子或倒到同學身上而驚醒,對老師真是很不好意思。

好友珍妮佛是學霸,在台大時就拿書卷獎,海峽兩岸教占星,近年則研讀國學,3年前在線上教易經,大家已經上了一陣子,我中間插入,程度上跟得很辛苦,加上易經的用字艱澀難懂,用看的都不知道是什麼意思,更別說用聽的,我常常聽著聽著又見周公去了……

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便主動跟珍妮佛說退出,自己捧著書拜讀,卻是讀出滋味來,覺得易經太有意思了,既務實又有智慧,簡直是成年人的良師益友,非常感謝珍妮佛推荐我學習易經,帶我入門。

這一來一往,不就看得出我是閱讀型嗎?

所以,對於我這種人,沒法長期專注聆聽,老師在上課時,最好多多互動,比方增加提問,讓學生討論與回答,

打瞌睡的機率便會大大減少,教課的挫折感就能降低。

也因為對於自己這一型的人有了解,不論在教斜槓、高薪或寫作,我都是採取大量現場操作題,鼓勵學生「現買現賣」,及時使用,及時反饋,學習效果最強,而學生也會熱血澎湃。

從學習這件事,再往職場這個場域推想,當你跟老闆或主管溝通不善時,他們常說:「你這個報告落落長,拿回去重寫!」「你說了那麼多,重點在哪裡?」

你是不是在懷疑自己的表達力不佳,想去報名說話課,或寫作課,或簡報課?

也許,你從來沒想過,他們不是你想的那一型!

比如你的老闆或主管屬於聆聽型,你卻給他看書面報告;或是他們屬於閱讀型,你卻先口頭報告,再整理成書面給他。所以,你要先了解老闆或主管屬於哪種型的人。

美國前總統艾森豪就是一個典型的例子,二次大戰期間,他擔任歐洲盟軍總司令,面對記者發問,永遠能用兩三句話清楚回覆;當總統後,卻總是回答得文不對題,或喋喋不休。

經管理學大師彼得杜拉克分析,指出--這其中的差別在於,艾森豪是「閱讀型」的人。

在當聯軍總司令時,幕僚會事先請記者提問,再整理成書面供他過目;但是當總統以後,記者會採取自由發問,他常聽不懂對方在說什麼。

對此,杜拉克提醒,「閱讀者很難成為優秀的聆聽者;反之亦然。」

可見得當老闆或主管說看不懂你的書面報告,還真的可能有「閱讀障礙」,因為他屬於聆聽型;或是,當他們不耐煩你的口頭報告時,還真的可能有「聆聽障礙」,因為他屬於閱讀型。

不過,經常長期的職場訓練,很少老闆或主管屬於某種型,通常他們是混和型,只是其中存在著偏好的比例,

有人偏好閱讀多一點,有人偏好聆聽多一點,所以在增進你的口語表達力、或文字書寫力之前,請做對兩個原則:

1. 順序

2. 比例

當你還無法確定老闆或主管屬於哪種型,你先歸納整理1頁書面報告,不超過5點,字體16級,加上標題字提綱契領,一目瞭然。

然後你去見他,要開口報告時,先遞上這張紙,如果他看都不看,直接說:「你說吧!」他大概是聆聽型;如果他先拿起來看一陣子,再跟你討論內容,他大概是閱讀型。

下次,你就這麼操作「順序」與「比例」兩個原則:

對於閱讀型的老闆或主管,先給他看書面,一頁就好,最多5個重點,再附上圖表,彩色尤佳,他跟你的對話就會簡短,快速切入主旨;對於聆聽型的老闆或主管,先簡單報告過,表示只要1分鐘講一件事,讓他知道你不會長篇大論、聽不見重點,不過他會花多點時間跟你談話,或聊到其他事,完了之後,再遞上這頁書面,有助於他再想想。

這麼一來,老闆或主管就會滿意你的報告!試試看,很有效喔!

原文請點此

本文摘自「洪雪珍fb粉專」,以及洪雪珍創辦的「第二曲線學院」

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暢銷職場作家。學歷為政大新聞系、台大商學所;歷任yes123求職網-副總經理、自由時報-行銷經理、台北愛樂電台-協理兼行銷總監、聯合報-主編;著作有《要獨立老,不要孤獨老》﹑《你的強大,就是你的自由》、《哪有工作不委屈,沒有工作你會更委屈》、《失業教我們的事:想吃雞腿,就別勉強啃雞肋》等。

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