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陳清祥:職能分工層層牽制 有效內部控制

2021-08-06 10:23經濟日報 本報訊
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圖/一刻鯨選有聲知識平台提供
圖/一刻鯨選有聲知識平台提供

內容摘錄: 《高階經理人必讀,打造A+企業的內控心法10堂課》財會總裁與你談公司治理守則(https://bit.ly/3iOtL5u)—一刻鯨選有聲知識平台

首先分享一個舞弊案例。你是否曾經注意到,在2016年,媒體曾經大幅報導,標題為「美女會計盜2.3億元公款,狂買800個名牌精品包包」的新聞。這是關於一家荷蘭上市公司,它是全球最大自行車集團在台灣的分公司。原先公司設有會計及出納兩個職位,但是後來出納離職,便改由會計兼出納,一個人負責兩項職務。

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在報導中,這名女會計因為迷戀名牌精品包,自2013年起,四年內都做假帳,盜領公款高達2.3億元,買了800多件的名牌包包及各式精品。直到後來,公司因為貨款付不出來,查帳後才驚覺資產被淘空。

就此案而言,這家公司沒有建立及落實有效的內部控制,正是嚴重違反了內部控制有關「管錢不管帳」的基本職能分工原則。但如果基於現實人力考量,在經營上還是需要讓會計兼出納的話,由於少了左右制約,因此主管就更要加強覆核及監督,以達成補償性控制程序。

除了「管錢不管帳」是最耳熟能詳的職能分工之外,職能分工還包括了:確定員工沒有執行不當的職能。也就是說,不能讓同一個人或同部門,自始自終全面處理某項交易。簡言而之,有關於交易的執行、記錄、資產保管及帳務處理等責任,應該分派給不同的個人或部門,來達到彼此制衡及避免執行過程中,發生舞弊或錯誤的機會。

以採購交易為例,從訂購、驗收、貨物的保管及會計紀錄,都應該由不同的人來負責。採購部門負責填寫及發出採購單,倉庫人員應負責貨物的驗收和保管、會計人員則應記錄收到的貨物;而在記錄採購前,會計人員還需要確定採購是否經過授權,以及所訂購的貨物已經收到,實務上有依據驗收單入帳。

「職能分工」是內部控制中非常重要的一環,多數公司也都會非常重視。然而,出現舞弊的案例往往來自於對內部控制重視不足,或是子公司、分公司及辦事處等,時常因為人員配置較少,而造成職能分工不當。

雖然在人手充足時,職能分工往往做得比較完善,但在分公司、分支機構等組織中,還是常常面臨人手不足,導致忽略掉了內部控制應有的職能分工,又或者當時空環境改變了,但內部控制制度沒有跟著調整及因應。因此除了管錢不管帳外,這邊我提出建議給你,至少要先掌握以下三點,來達到初步的「職能分工」。

第一點:管錢的人,不可同時保管印鑑章。

第二點:管貨不管錢。

第三點:管貨同時不可管帳。

總結而言,內部控制勢必要靠組織、人員互相牽制、層層覆核等多種方式來確保達成目標。此外,也千萬別以為一切只要做好職能分工就能萬無一失、高枕無憂了。因為在碰到集體收賄、共謀犯罪等行為時,還是可能會使內部控制制度自行破功,而這也是我們必須多加注意到的內部控制的先天限制。

欲聽陳清祥分享更多公司治理守則:

請至〈一刻鯨選〉收聽《高階經理人必讀,打造A+企業的內控心法10堂課》財會總裁與你談公司治理守則

下載一刻鯨選:https://bit.ly/3iOtL5u

試聽本集內容:https://bit.ly/3f3xUBe

作者:陳清祥

經歷:勤業眾信集團前總裁、宋作楠先生紀念教育基會董事長、中華公司治理協會理事長 、企業經理協進會副理事長、東吳大學兼任客座教授

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陳清祥:從金融業舞弊案例看內部控制
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