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5 張圖,一次學會子彈筆記術!給常搞混輕重緩急、忙中無序的你

2019-05-22 17:20經濟日報 經理人 文/陳彥丞

圖/取自Pexels
圖/取自Pexels

你平常都怎麼安排工作行程、記錄待辦事項?智慧型手機當道,想必多數人都會利用各種記事本、日曆 App 來完成這件事情。不過,這些數位工具儘管方便,通常只能幫助你「記錄」,甚至讓你一看就覺得自己很忙,卻不一定和生產力畫上等號。

《子彈思考整理術》作者瑞德.卡洛(Ryder Carroll)從小患有注意力缺失症,難以在對的時間,控制自己的注意力到對的地方,導致他沒辦法管理自己的想法、計畫,累積愈來愈多的待完成任務。

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為了解決這個問題,他就試著把所有的想法和任務,都寫在一本筆記本中以共同管理,最後以這套筆記術中類似子彈的黑點符號命名為「子彈筆記」。

這套筆記術不只是記錄,還能釐清想法,幫助自己專注在目標上,所以除了不容易專心的人,工作混亂、不知如何理清輕重緩急的人也十分受用。卡洛認為,子彈筆記術有 3 大好處:

1. 系統化整理想法

寫子彈筆記的第一步是在筆記本的前面幾頁,建立索引與頁碼頁,因為雜亂的筆記有「明明有寫,卻找不到在哪裡」的困擾,想法也會隨著時間和忙碌轉淡,索引和頁碼便可以快速找回之前記錄下來的工作心得。

除了每天的待辦事項,也能加入閱讀或旅遊規畫等主題群組,還可以透過頁碼的「串聯」,更有效率地整理想法。

舉例來說,你最近執行的計畫,可能與過去某些閱讀的心得相關,便可以在該計畫群組的頁碼旁,標著那些心得在哪一頁,未來就能迅速翻找,把整本筆記本打造為想法資料庫。

2. 掌握行動事項

經常占掉筆記本多數篇幅的日誌,不單單是待辦事項。卡洛解釋,描述每項任務與事件皆應該簡短、明確,其實有練習掌握自己行動的意涵,例如「記得提醒上司得重新安排會議時間與地點」,就可以縮短為「上司:調整會議時間地點」。

更進階的寫法是讓任務內容偏向行動方案而非結果,像是「準備令人驚豔的簡報」,不如改為「牢記簡報內容」,把心力集中在能控制的事情就好。

而這套筆記術中,最特別的是有一組輔助的符號系統,可以幫助用者快速記錄、分類和調整任務與事件,同樣能起到掌握行動的作用。

3. 淘汰不重要的任務

符號系統中特別要提到「轉移」符號,代表這件事情從今天的任務,被排至其他天、月甚至年的計畫當中,也是相當新穎的做法,這種註記方式背後的用意,是反思哪些事情才是自己真正的目標。

卡洛指出我們太容易接受指派的工作,沒有想到它的必要性,而定期檢視日誌中轉移了哪些任務,可以幫助我們設定停損點。當某項待辦清單被一延再延,是不是代表它沒有那麼重要,甚至可以直接捨棄?

最後,能夠轉移的不只是單項任務,當年度尾聲或換筆記本時也需要轉移索引,同樣要檢視哪些群組值得留下、哪些應該淘汰。

5步驟製作子彈筆記本,提高生產力

子彈筆記最基本的架構包含了 5 種頁面,輔以 8 種管理符號,以下就依序介紹這些頁面與符號的製作、使用方式,建議你就拿起紙筆,一起來試試看吧!

Step 1:編列索引與頁碼

圖/經理人提供
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Step 2:設定未來誌

圖/經理人提供
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Step 3:記錄月誌

圖/經理人提供
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Step 4:用符號寫下日誌

圖/經理人提供
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Step 5:建立客製化群組

圖/經理人提供
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※本文由《經理人》授權刊載,未經同意禁止轉載。

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創立於2004年1月,出自在混亂與不確定的環境下,一個出版人對台灣未來競爭力的期許。期許透過活學易用的管理知識,填補經理人的管理需求,為台灣培養出「誠信、專業、創新、當責」的終極經理人。提供經理人解除焦慮的最佳對策。

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