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外勤筋斗雲 讓隱形冠軍從服務至上到數據為王

2019-11-11 10:09經濟日報 賴俊明

三商電腦外勤筋斗雲 數位轉型升級刻不容緩

企業數位轉型是當前台灣有規模的中小企業最大挑戰,不同於微型中小企業為了在市場上生存總是戮力籌措資金和開發通路,對已經成立一段時間、稍具規模的中小企業來說,轉型升級才是最大的挑戰,如何運用雲端、物聯網、數據分析乃至AI人工智慧這些新技術去調整既有營運或服務模式,更是重點課題。

三商電腦(2427)雲端暨行動服務部副總蔡忠維觀察指出,以台灣稍具規模的中小企業為例,大多成立於60-80年代,過去二三十年內,企業主多深耕產品力或保有營運服務品質,低調做事的風格,使得企業者在行銷、導入新科技上相對較為薄弱,而在競爭日益激烈的現代社會,行銷和導入新科技也同等重要,企業若不改變,未來將很難立足在市場上。

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由三商電腦開發的「外勤筋斗雲」,正是掌握傳產中具備外勤管理特質的產業,長期缺乏雲端管理和數據整合思維,首創雲端外勤管理整合服務(SaaS),以雲端串連行動APP的多螢服務模式,由後端Web管理平台提供管理者或內勤人員進行工作任務管理、地圖追蹤、客戶管理、訊息管理、表單管理以及統計分析等。

外勤筋斗雲具備完整的研發和顧問團隊人員。 三商電腦/提供
外勤筋斗雲具備完整的研發和顧問團隊人員。 三商電腦/提供

另一方面,外勤人員可以透過前端行動裝置APP,輕鬆檢視每日工作行程、工作位置,並在第一時間收到公司內的最新任務資訊,進行到點打卡、任務回報,即時與客戶聯繫,而所有的工作軌跡和數據記錄、客戶簽收等,第一時間都回傳至雲端保存,將服務資料全面數位化。

「外勤筋斗雲」 隱形冠軍都需要的數據化管理

早在兩年前就率先採用「外勤筋斗雲」的致邦空調工程有限公司,是冷凍空調甲級承裝業者,默默耕耘市場二十年,建置過許多指標性工程,除了一般空調工程外,醫院大型中央空調系統、工業用、食品GMP、溫溼特殊空調系統、吸收式及儲冰式之特殊空調系統、高端飯店空調系統等,都是他們的客戶,致邦空調工程曾獲金質獎等多項獎項,此項特許行業中,必須讓技師人員和承攬噸位達到一定規模,才能升級,顯示致邦空調工程營收和服務能力已具相當實力。

致邦空調工程總經理李江哲。 三商電腦/提供
致邦空調工程總經理李江哲。 三商電腦/提供

致邦空調工程總經理李江哲表示,空調工程中,維修完工後都會有施工驗收、保養合約,有些工程期間最長可達2-3年,過去工作表單都是紙本處理、由助理手動開單紀錄,工程人員外出時,會依照不同類型的案件,攜帶不同的紙本表單,如:工程進度紀錄表、維修保養紀錄表等,紙本表單採「三聯式」,工作完成當下會請顧客簽名,並留一聯給對方,另兩聯帶回公司做歸檔。

由於致邦空調工程服務的工地遍佈全國,人員外派駐點居多,為了管理差勤和瞭解任務效率,決定採用「外勤筋斗雲」簡化任務管理。記錄和派工上,維修案件會由主管負責指派任務搭配電子表單;工程案件則讓工程師依照負責工地,自行建立任務,同步以電子表單搜集資料;管理上,工程師能即時在工地做打卡回報,主管每天也可透過「任務列表」,來檢視工程進度及回報狀況,使用外勤筋斗雲的好處在於,當專案有階段性「驗收」時,也可一次匯出驗收紀錄,便於向客戶進行請款。

致邦空調工程也將外勤筋斗雲應用於營運管理,把人事行政、福委會資訊運用訊息公告周知同仁,佈達「聚餐、生日點心、員工旅遊、打球、福委會投票」等事宜,而公司內外勤,上下班的簽到、請假、加班,也都採用外勤筋斗雲的考勤管理服務,會計同仁每個月底會檢視「考勤報表」進行薪資運算。

致邦空調工程總經理李江哲分享數位管理。 三商電腦/提供
致邦空調工程總經理李江哲分享數位管理。 三商電腦/提供

目前近40位同仁含外勤維修工程師使用「外勤筋斗雲」,為了解決同仁對個人手機安裝工作用管理APP的疑慮,統一由公司發放公務手機讓同仁使用,總經理指出,工作同仁從前都是寫工作日誌,現在是APP雲端紀錄任務,管理人員對於每位同仁的考勤、外勤任務服務效率有所掌握,也能將這些紀錄反映在服務效能和人員考評上。

致邦空調工程總經理李江哲表示,數位化考勤和雲端管理任務,對於一步一腳印的傳統產業來說,已經是很大的突破,從初期的員工訓練到目前的使用狀況,他目前已經很滿意,接下來他們更規劃進一步了解長期以來紀錄的資料分析和分類,了解服務過程中時常故障的問題點、零件耗材使用狀況等,用數據優化服務品質和業務。

蔡忠維認為,致邦空調工程的採用與轉型過程,就是中小企業老闆會遇到的共通問題,包括:員工排斥、設備不足、網路不足、分析不足等,三商電腦都會從導入顧問的角度來提供教育訓練、顧問服務與應用情境導入,也會建議企業主像致邦空調工程一樣,統一提供員工設備和網路服務來降低新服務導入障礙和加速數位管理。

三商電腦雲端暨行動服務部副總蔡忠維剖析企業轉型需求。 三商電腦/提供
三商電腦雲端暨行動服務部副總蔡忠維剖析企業轉型需求。 三商電腦/提供

小成本、彈性高 「外勤筋斗雲」數據化管理輔助決策

蔡忠維說,過去台灣中小企業在進行資源分配時,多半優先投注在生產端,如:優化製程、補充大量人力、提高營運效率等,早期企業主相信,只要產品品質好、CP值高、服務到位,自然能吸引顧客購買,但在現今這個數據為王的年代,產品力或服務不再是市場唯一決勝點,管理者不只要轉換思維,從產品導向變成數據導向,還要懂得「把日常管理化作數據」,應用數據分析、人工智慧等新科技輔助決策來加強數位管理,藉由搜集數據並解讀趨勢來優化營運,才是最重要的關鍵。

對此,三商電腦身為資深系統整合商,長期對專業服務的維修、配送、營造監工、商化協銷等外勤服務有深刻觀察,「外勤筋斗雲」更是獨家搭配導入顧問,先了解不同企業需求、痛點及使用情境,再協助以外勤筋斗雲協助規劃及套入使用情境。

三商電腦外勤筋斗雲的導入顧問王博明建議,未來致邦空調工程可以多加運用自訂表單功能配合PDF套印,可將紙本三聯單據轉換為電子單,取代傳統三聯單憑證,達到無紙化管理;而在電子單的數據收集方面,可用「線上樞紐分析」,將設備的故障率、叫修率、耗材使用狀況等統計出來,協助公司做決策性分析和業務因應。行政管理上,紙本單據如:報銷單、報價單上簽,可改用「簽核表單」設計電子流程,讓主管、高層確認更加便捷。

外勤筋斗雲介面示意圖。 三商電腦/提供
外勤筋斗雲介面示意圖。 三商電腦/提供

考量中小企業資源有限,「外勤筋斗雲」採用雲端服務的形式,不需要一口氣負擔一大筆系統建置費用,而且所有客戶都可以線上試算後再決定要採用的模式,不必一次支付上百萬元就能擁抱新科技。「外勤筋斗雲」的線上簽核流程設計和多語系支援,讓數位表單服務從門市巡點、外勤管理深化到內勤與行政簽核,而多語系也支援跨國台商在多語言管理的最佳體驗,目前管理五人以下的企業主可免費使用,瞭解更多請上外勤筋斗雲官網:https://pse.is/LKVGS

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