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提高開會效率

2019-12-01 22:47經濟日報 彼優特

《未來最需要的新人才》先覺出版
《未來最需要的新人才》先覺出版
大家可能想不到,Google其實是一個小型會議相當多的公司。公司裡有共用空間,桌子或餐廳之類的,有很多可以聊天的地方。為什麼要開會?答案很簡單,因為比較有效率。

你以為「IT企業都用電子郵件在溝通」,那誤會可就大了。什麼都要傳電郵,什麼都溝通不了,工作不會有進展。所以,經常是問聲:「現在有空嗎?」召集四、五個人,講講重點,把問題解決。

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開完會後,總要有人歸納、彙整一份報告,或是根據討論內容製作企畫書,大家可能會覺得這是一般的做法,但在Google卻不必這麼做。因為會後還要整理這些紙上作業,再拿給參加者確認,實在太浪費時間。不如全部都在會議當中完成就好了。會議紀錄或資料就在雲端的Google文件上,所有人可以同時輸入。這麼一來,會開完,資料也完成了。

專案的進行也可以採同樣的方式,製作好的文件上傳到Google雲端共享,成員各自依截止日填上必要的修正或發表意見。

如果是大家比較熟知的電子郵件方式,專案成員通常使用Word或PowerPoint製作文件,以電子郵件傳送給組長,組長輸入意見後,再傳給組員。這種方式不僅管理繁複,也損耗時間。利用雲端管理文書,一道程序就能解決所有問題。就算不是面對面的溝通,也應該設法減少時間的損耗。

Google幾乎不使用電子郵件。郵件寄出後,在等待對方確認、回覆時,是不是覺得很有壓力?最重要的,如果人數是複數,重複這些過程,時間再多也不夠用。工作全數只能延後,想加快效率根本不可能。

電子郵件還助長了「帶回家的文化」。先把郵件帶回去,仔細研究之後再回覆。這和過去日本的傳統工作方式根本沒有兩樣。

那麼,成員可以同時交換訊息的線上聊天室又如何呢?一大家子同步交換意見,彙整資訊。過去需要花上好幾天才能得到結論的事,現在可以一次搞定。而且,只要有網路,不論是誰、身處何處都可以上線。到國外出差的人、居家辦公的人都可以同步進行專案。

我身邊有愈來愈多經營者使用LINE或Facebook。大家一起做出結論,花十分之一時間就能結束工作。多出來的時間,可以用來做其他有意義的事。能產出結果的企業都是這麼進行工作的。

(摘自《未來最需要的新人才》先覺出版)

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