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商業英語簡報不知從何著手?從這四點做起

2020-09-12 11:58English OK 文/陳胤祖

台科大應外系副教授黃玟君建議,英語簡報前應先熟悉流程和句型。(攝影/陳胤祖)
台科大應外系副教授黃玟君建議,英語簡報前應先熟悉流程和句型。(攝影/陳胤祖)

在職場上,當需以英語簡報向外國客戶介紹產品,總讓你感到「皮皮剉」嗎?或者,看到其他同事能夠用英語簡報,在長官面前留下好印象,令你不禁心生羨慕嗎?這些心聲,目前在台灣科技大學應用外語系任教的副教授黃玟君都聽到了。

黃玟君在大學教授英語演講和簡報課程近20年,對於如何製作、進行英語簡報具有相當豐富的經驗。因為找不到適合的教科書,她向來都是使用自己編製的教材,多年來所編的教材集結成冊,出版成《英語簡報演說技巧》一書。去(2019)年5月則再出版《14天學好職場英文簡報:從開場到結尾,即學即用!》,收錄許多可直接套用的實用句型,著重於簡易的商業英語簡報,讓讀者更好上手。

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缺乏英語簡報經驗,也不知從何著手的人,黃玟君建議,可以先從四個基本要素做起,包括完整的架構、一張投影片只包含一個重點、文字簡潔,以及順暢地銜接投影片。

黃玟君解釋,「一個完整的簡報架構是由標題頁、大綱頁、主體頁、結論頁、參考資料頁和聯絡資料頁六個部分組成。」主體頁是簡報所要呈現的內容,一張投影片只要傳達一個重點即可,「很多人會在一頁塞三個圖表,但對聽眾來說,資訊量太多。」

善用轉換語 有助聽眾整理重點

在投影片內容編寫上,許多人常犯的另一個錯誤,是一張投影片中密密麻麻都是字,但其實聽眾根本無法消化。她建議以條列式的方式呈現關鍵字、詞,長度只需要到能夠讓自己想起講稿的內容即可。而在用英語簡報時,黃玟君認為,用最簡單的文字、最簡單的句型,確保將簡報內容說明清楚即可;使用生難字詞或複雜文法,表達不流暢,反而容易弄巧成拙。

另外,順暢地銜接投影片,則是許多人沒有注意到,但特別好用的小技巧。也就是使用適當的轉換語,幫助聽眾整理上個段落的重點,並且準備注意聆聽下個段落的重點。

黃玟君舉例,可以在口語當中,加入「After knowing that..., let's look at...」等轉換語,能使整個簡報聽起來更流暢。

依聽眾組成的不同 調整簡報方式

在具備了簡報的基本四要素之後,想有更好的表現,黃玟君提出三要領:創造核心訊息、提供足夠的細節、以及要讓概念具象化。「每張投影片各有一個重點,但整份簡報只會有一個核心訊息。」她以金恩博士在1963 年發起的「為工作和自由向華府進軍大遊行」為例,他在演講中一再強調的「我有一個夢」(Ihave a dream)這句話,便是金恩博士在整場演講中所要傳達的核心訊息。

其次,聽眾不見得和簡報者一樣,對簡報內容有相同程度的了解。這時,簡報者必須適時提供足夠的細節,或者將概念具象化,幫助聽眾理解簡報所指的內容。像提到「使用暖色系的油漆,能讓家裡產生溫暖的感覺」,聽眾未必能夠理解哪些顏色屬於暖色系,簡報者應該進一步說明「like red and yellow」(像是紅色和黃色)。而商業簡報常會講到抽象的概念,例如要向客戶強調一支筆的重量很輕,可以想個外型與筆類似、又能傳達重量很輕的物品,像是「這支筆跟吸管一樣輕」。簡報者也能以現場聽眾可能熟悉的東西做適當的類比。

黃玟君建議,在開始準備英語簡報之前,不妨先了解聽眾是誰,包括性別、人數、國籍等。她以一名在外商公司上班的學生經驗為例:「有次他去北加州出差,準備了35分鐘的簡報內容和五分鐘的問答時間,結果講不到三分鐘就被打斷,後來的30分鐘都在提問。」她分析,也許是因為北美洲新創公司的簡報風格講求效率,這時簡報必須很快切入主題、直指重點,並且加長問答的時間。

若對象是亞洲人,則應先了解聽眾之中職位最高的是誰,簡報開頭先以「Director XXX」致意,而不適合以「Hi everyone」、「Good morning ladies andgentlemen」這類比較輕鬆的方式起頭。

不過,黃玟君也強調跨文化案例不能一概而論,「像是義大利人就比較喜歡亞洲的方式。」面對個案的差異性,臨場反應能力很重要,而做好隨機應變的前提便是準備充分。她也勉勵,事前好好熟悉流程和常用句型,「英語簡報其實沒那麼難。」

本文經授權轉載自《English Career》

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