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如何寫出正確的商用英文 E-mail 格式?掌握這7大原則,讓專業度翻倍!

2020-07-20 17:31經濟日報 希平方 - 攻其不背

寫信前

Plan before you write 事先規劃好

在寫 email 前,務必事先想好要寫的重點事項,並且將其按照邏輯順序排好。

推薦

信中

Subject—Keep it simple and clear 主旨-保持簡單明瞭

主旨可以說是最重要的。太冗長或者不清楚的信件主旨容易遭到忽略或是刪除。但要注意,過度使用 Urgent(緊急)等字樣或者以特殊標點符號來標記,常會得到反效果唷!

Salutation—A good first impression 招呼-好的第一印象

通常都會以 Dear XXX 作為開頭。然而這邊要特別注意的一點是,男生務必稱呼為 Mr.,女生務必稱呼為 Ms.。如果你可以 100% 確定對方為女生且已婚,則可以用 Mrs.。

簡單的範例:Dear Mr. Wu,(親愛的吳先生:)

如果你不知道對方的姓名,可以以 Dear Sir/Madam 來稱呼。如果你是在跟一家公司溝通而你不知道準確的人,可以用 To Whom It May Concern.

Body—Be concise and clear 本文-要簡潔和明確

記住一個守則,信愈容易讀愈好!段落分明、句子精簡和用詞清楚不要模稜兩可都是一定要做到的。有問題可以條列式直接詢問。重點關鍵字可以適時用不同顏色或者粗體字來標示。可多用 first、second、next、finally 來區分每個段落的邏輯順序。

信尾

Closing Remarks 結尾備註

幾個範例給大家參考:

I look forward to hearing from you soon. 期待很快聽到您的消息。

I am looking forward to your reply. 期待您的回覆。

If you have any other questions, please feel free to contact me. 如果有任何問題,歡迎隨時與我聯絡。

Closing 結尾敬語

我們熟知的如 Best regards、Sincerely、Cheers 等,就是在這時候使用啦!我們將會在下一次特別介紹有哪些特別的用法唷!敬請期待!( ´ ▽ ` )ノ

小提醒-日期

我們常常會在信中標示日期,如:

03/04/2016

但英、美式英文中的月日排列順序並不同,有可能會使人混淆究竟是指 3 月 4 號還是 4 月 3 號。因此最保險的方式是將月份以:Jan.、Feb.、Mar.、Apr.、May、Jun.、Jul.、Aug.、Sept.、Oct.、Nov.、Dec. 來表示。

本文由《希平方 - 線上學英文》提供

延伸閱讀》這杯咖啡味道又『苦』又『澀』,英文怎麼說?

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希平方 - 攻其不背

線上學英文的領導品牌:希平方,超過二十年教學經驗,希平方「攻其不背」全世界最強效的線上英文學習系統,透過獨家專利「計畫式學習法」形成長久記憶,客製化打造出適合個人程度、興趣的專屬課程。數萬人驗證的超強效學習系統,攻其不背,學英文再也不用背,英文突飛猛進!
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