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掌握正式與非正式英語 讓你職場大加分!

2019-08-03 16:18經濟日報 文/Buffy Kao

前言:職場上的英語正式與非正式用語,你知道多少句?

在職場上面對不同談話對象時,我們會根據與對方的關係,去改變一些表達詞彙,而英語電話用語也不例外。本文將藉由英語電話中正式與非正式用語的差別,分享一些詞彙,讓讀者與不同對象談話時,也可以轉換正確的英語用語

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面對不熟的談話對象或是長官上司時,我們傾向於使用較為尊敬的用語,來表達對對方的尊重,期望留下良好的第一印象。但隨著交情漸深,與長官上司之間的用語或許會慢慢轉向輕鬆隨性。不過通常面對長官時,我們還是會在語言上維持彼此階級的差異性,除非兩人像是朋友般私交甚篤,否則保守做法還是以正式用語為主。

1. 正式與非正式動詞對照

首先,我們來看一些常見的動詞在正式與非正式情境中的對照表:

English OK
English OK

2. 正式與非正式詞句對照

接著我們來看看一些常用的句子在正式與非正式情境中該如何表達:

a. Is Kozma there? →

Could I

speak to Kozma,

please

?

(請問Kozma在嗎?→請問我是否可以和Kozma說話?)

前句較為直接,後句用could I … please(請問我是否可以~)來表達委婉的語氣,聽者感覺更舒服。

b. It’s about an advert. →It’s

with regard to

an advert.

(這關於一則廣告。→這是關於一則廣告。)

用with regard to取代about整句就非常正式,除了使用一些正式的動詞外,有些片語也是給人較為正式的感覺,此句便是一例。

c. I’m from Bell Inns. →I’m calling

on behalf of

Bell Inns.

(我這邊是Bell旅館。→我這邊代表Bell旅館打這通電話。)

如同上句,on behalf of也是個正式的片語,有「代表~」之意,常用於正式場合。

d. Can I leave a message? →

Would you mind

taking a message?

(我可以留個言嗎?→你會介意幫我留個言嗎?)

這句採用委婉問句would you mind(你會介意~),當然他這麼問並不期望對方拒絕請求,聽者通常會答應,整句強調說話者的尊敬語氣。注意mind後面要接動名詞。

e. Just tell him I called. →

Do you think you could let him know

that I called?

(告訴他我打過給他。→你是否方便讓他知道我打過給他?)

與a、d具有異曲同工之妙,中文解釋為「你是否方便讓他知道~」,明顯地很委婉地表達說話者的請求。

f. Nice to hear from you. →It’s so nice to hear from you again.

(很高興聽到你的回復。→很高興再次收到你的回復。)

少了主詞的句子聽起來較口語隨性,因此當句子加上了虛主詞it後,句子馬上變得完整而正式,英文中此類例子不少。

g. Say hello to Richard for me. →Please

give my regards to

Mr. Arrowsmith.

(幫我向Richard問好。→請幫我向Arrowsmith先生表達致意。)

當句子使用give one’s regards to sb後,意思改成「向某人致意」,就比打招呼這樣的表達更正式,另外直呼名諱(Richard)也顯得較不正式,因此加上尊稱的頭銜(Mr. Arrowsmith)整句就顯得非常正式了。

h. Sorry, she’s busy. →

I’m

sorry but she is

unavailable at the moment.

(對不起,她在忙。→對不起,她現在有點忙。)

與f句同樣的道理,加上主詞後整句變得正式。另外用unavailable表達忙碌的比起busy更正式,加上at the moment語氣顯得較委婉。

i. Tell her to call me back. →

I’d be grateful if he would return my call.

(請她回電給我如果他能回我電話,我將不勝感激。)

前句也是太直接了,是祈使句,有命令人的語氣,顯得較不禮貌。後者用I’d be grateful if sb would~(表達感激對方按照說話者要求的去做),語氣馬上從強硬變柔和,因此較有禮貌。而return one’s call這個片語也比call sb back更委婉而正式。

j. See you soon. →I

look forward to

seeing you soon.

(再見。→我希望不久後能夠再見到你。)

前句是非常口語的用法,同樣省略的主詞,因此後句加上主詞並且改變動詞,look forward to表達期待某事,由於to為介系詞,後面要加上動名詞才正確。

k. Thanks for your time. I really

appreciate

you giving me time.

(謝謝你給我時間。我真的很感謝你給我時間。)

前者thanks for是個非常口語的表達用語,若改成後者appreciate語氣馬上變的正式,只是句型要改變,appreciate後面可接子句或名詞,這裡改成動名詞,不過由於後者動詞的主詞為對方,因此保留you這個主詞。

從上面的例句來看,我們發現一個模式,除了特定的動詞和片語表達語氣會顯得更正式外,肯定句改成完整的句型(也就是有個主詞),又或是問句採用間接問句的問法,整句的表達語氣會馬上變得正式而完整。希望讀者看完後可以掌握這些原則,下次和外國人通電話時,不妨試試看在外國人面前留下良好的第一印象吧!

多益模擬試題:

M: Man W: Woman

M: Mr. Lee isn’t coming in today. Can I take a message?

W: I’d rather talk to him in person. Do you know when he’s coming back?

M: I’m afraid he’s not coming in for the next couple of weeks. He’s on a sabbatical to work on his dissertation.

W: Well, in that case could you please tell him that I’ve reviewed his article and that he needs to contact me to go over my revisions ASAP? Unless you can give me his home number and I’ll contact him in person.

1. Why isn’t Mr. Lee in his office?

(A) He got fired.

(B) He took time off to study.

(C) He’s got sick leave.

(D) He’s on vacation.

2. What does the woman want Mr. Lee to do?

(A) Contact her in person

(B) Discuss her changes

(C) Email her the article

(D) Review her article

3. What can be inferred about the man’s job?

(A) He’s Mr. Lee’s advisor

(B) He’s Mr. Lee’s editor

(C) He’s Mr. Lee’s professor

(D) He’s Mr. Lee’s secretary

解析:

1. 這題問「Mr. Lee為何不在辦公室?」男的回答He’s on a sabbatical to work on his dissertation「他目前休假中,專心寫論文」中,因為他是為了要寫論文而請假,因此我們可以猜測他請假不在辦公室,故答案應選(B)take some time off(就是休假的意思)。

※sabbatical leave指的是大專院校給教授的休假,通常是為了研究或其他與教學及個人專業相關因素而暫時不上課,但仍領薪的狀況。雖然可能不知道sabbatical的意思,我們知道英文休假很多會用leave這個單字,如personal leave私事請假、maternal leave產假、sick leave病假等。

2. 這題問「女的要Mr. Lee做什麼?」女的後來說he needs to contact me to go over my revisions ASAP「他需要盡快和我聯絡來討論我的更改內容」,因此答案很明顯要選(A) Contact her in person。

※In person這個片語指的是親自,是個常見的片語。

3. 這題問說「我們可以推論男的工作為何?」從一開始男的提出Can I take a message「是否可以幫你留言給他?」到後面他表達對Mr. Lee動向的理解等,我們可以推測他應該幫Mr. Lee處理一些事務,是他的助理或秘書等,因此答案(D) He’s Mr. Lee’s secretary最符合題意。

本文由《English OK》提供

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